Categories
Projekt

Projektledaren – allsmäktig eller maktlös?

En vanlig fråga som uppkommer vid uppstart av ett projekt är hur mycket inflytande och ansvar som projektledaren i projektet ska ha. Hur ska man egentligen fördela ansvaret i projektets organisering?

Att driva ett projekt handlar oftast om att lösa ett problem eller skapa en förändring av något slag, i en tillfällig karaktär. En stor del vid själva konstruktionen av ett projekt handlar om att skapa en slags tillfällig organisation inom den egna organisationen. Projektets ändamål och arbetet inom det ska alltså inte störa hur den organisation som vill bedriva projektet – hädanefter kallad projektägarorganisationen – annars fungerar. Det vill säga inte störas i sin ordinarie verksamhet.

Själva grundidén med en projektledare är att denne ska stå utanför projektägarorganisationens ordinarie verksamhet och istället driva och representera arbetet i projektet och den tillfälliga organisationen. En av de främsta styrkor vi gärna ser hos en projektledare är att hen kan gå in i en organisation och stå utanför de hierarkier och ordinarie arbete som sedan tidigare existerar hos projektägarorganisationen.

Detta är någonstans den största fördelen och det huvudsakliga argumentet till att ta in en projektledare i projektet. Alla projekt varierar såklart i oändlighet, men att ta in en projektledare som ska bedriva arbetet inom den tillfälliga organisationen – projektet – är ett fördelaktigt sätt att arbeta på i och med att det hela ska sker i just tillfällig karaktär. Det är också viktigt att tidigt klargöra för både projektledaren och alla projektets anställda att de också anställs tillfälligt, för att förhindra att oklarheter i ett senare skede uppstår.

Hur mycket makt ska en projektledare tilldelas?

En projektledare som kommer in i projektet och den tillfälliga organisationen kan få nästintill oinskränkt makt inom sitt område. Men vad finns det för risker med detta? Vad är egentligen för mycket makt?

Först och främst är det viktigt att hela tiden ha med sig att projektledaren är anställd. En inhyrd person som tillfälligt ska arbeta med erat projekt och i den tillfälliga organisation som det innebär. Så, det som härnäst bör komma på plats är tydliga instruktioner och direktiv från projektägareorganisationen till projektledaren. Det är av yttersta vikt att det är just projektägareorganisationen som ger dessa direktiv och instruktioner. Därtill bör också projektägareorganisationen lägga fram de grundläggande rutinerna för projektets organisering, upprätta kontinuerliga rutiner för kommunikation, dokumentation, ekonomihantering, återkoppling och uppföljning med projektledaren samt sätta agendan för det som ska utföras i projektet och av vem. Kort sagt: projektägareorganisationen ska vara de som bedriver det strategiska arbetet, och projektpersonalen – däribland projektledaren – ska bedriva det operativa. Märk skillnaden här väl.

Med denna struktur kan man sedan ge projektledaren mycket makt och frihet att själv utföra sina arbetsuppgifter. Det vill säga om tydliga direktiv, instruktioner för arbetsuppgifter och tydliga rutiner för kontinuerlig återkoppling till projektägarorganisationen redan finns på plats och efterföljs.

Vikten av tydliga instruktioner och direktiv

Vi på Tredje Sektorn rekommenderar starkt att ni inte anställer en projektledare, om det från projektägareorganisationen finns förväntningar på att denne projektledare sedan själv ska utföra allt arbete, sätta upp alla mål och så vidare. Vi har av egen, mångårig, erfarenhet sett att om projektägaren inte direkt ger tillräckligt tydliga direktiv och instruktioner till en projektledare är det vanligt att projektledaren istället efter en stund glider iväg utanför sitt projektområde. Så småningom tappar projektledaren tråden helt och hela projektet kan i slutändan gå förlorat. Det är därför oerhört viktigt att projektägaren faktiskt på förhand sätter upp projektets struktur och ändamål, och att detta ansvar inte läggs på en nyrekryterad projektledare.

Vid det tillfälle då en projektledare anställs ska det finnas tydliga målsättningar för dennes arbetsinsats, instruktioner och direktiv. Om detta inte finns på plats finns det risk att projektledaren i sin ovetskap istället tar sig an arbeten och uppgifter som denne egentligen inte ska vara involverad i överhuvudtaget. Tillslut kan det hela leda till att projektägaren står där halva tiden in i projektet och ingenting av värde har gjorts. Eller tvärtom upptäcker att en massa saker har gjorts, bara det att de inte har någonting alls med projektet att göra. Det är lätt att det hela går överstyr i en sådan situation, när projektledaren tillåts arbeta utifrån sina egna tolkningar av projektets ändamål och syfte. Helt plötsligt är det projektledaren som äger projektet istället, och den ursprungliga projektägarorganisationen står där med lång näsa.

Tredje Sektorns bästa tips gällande hanteringen av projektledare:

·      Projektägareorganisationen sätter på förhand upp tydliga och gedigna direktiv och instruktioner till projektledaren. Hur projektledaren ska arbeta, med vad och hur ofta denne ska ge återkopplingar och uppdateringar kring sitt arbete till er.

·      Gör en tydlig indelning mellan projektets olika grupper. Projektägareorganisationen/styrelsen arbetar strategiskt med att sätta upp rutiner, policys och ramverk för projektarbetet. Projektledaren och personalen i projektets arbetsgrupp(er) arbetar operativt med att faktiskt utföra det som ska utföras i projektet.

·      Utse en arbetsledare till projektledaren. En person som ska fungera som en slags mentor eller coach till projektledaren. Denne arbetsledare (troligen en representant från projektägarenorganisationen/styrelsen) hjälper och har tät, kontinuerlig, kontakt med projektledaren.

·      Tydliggör redan från start för projektledaren och all anställd personal i projektet att detta är något tillfälligt. Det vill säga, när projektet är slut kommer dessas anställning också att upphöra.

Lycka till med er organisering av projektet och rekrytering av projektledare! Hör gärna av er till oss på Tredje Sektorn om ni önskar ytterligare tips och råd. Vi erbjuder punktinsatser och stödfunktioner till alla sorters projekt, stora som små. För ytterligare information se vår hemsida eller kontakta oss.

Varma hälsningar,

Tredje Sektorn

Categories
Projekt

Samarbetsorganisationer till projekt

Till många av de större projekten kräver ofta finansiären att projektägareorganisationen under projektet också ska samarbeta med andra aktörer. Detta kan det lätt uppstå förvirring kring. Hur avgör man vilka organisationer som är passande att samarbeta med? Hur många krävs? Och vad är det egentligen som samarbetsorganisationerna ska bidra med? Vi på Tredje Sektorn hjälper er reda ut! 

Nedan är några av de vanligaste frågorna som kan uppstå gällande samarbetsorganisationer. Joakim Stålåker, grundare och VD för Tredje Sektorn, svarar: 

Hur avgör vi vilka som är passande samarbeta med i vårt projekt? Vad ska vi tänka på när vi väljer? 

“ När det kommer till att välja samarbetsorganisationer till sitt projekt rekommenderar jag att ni har följande två perspektiv i åtanke: 

1.     Delad problemformulering. Finns det några andra organisationer därute som kan tänkas dela den/de problemformulering(ar) som ni har ställt i ert projekt? Har någon annan organisation liknande problemformuleringar som de redan arbetar mot, eller skulle kunna tänkas önska se ett projekt som syftar besvara? Det vill säga, finns det en efterfrågan hos den eventuella samarbetsorganisationen på en lösning/kunskap/erfarenhet från ett projekt liknande det som ni vill driva? Kan den eventuella samarbetsorganisationen tänkas se någon fördel med att vara med och driva ett sådant här projekt? 

2.     Nytta. Finns det samarbetsorganisationer som kan vara till nytta för det här projektet som ni ska genomföra? Exempel kan vara att ni arbetar tillsammans med ett studieförbund av anledningen att de kan ta fram relevant utbildningsmaterial som behövs i erat projekt, eller sitter på stora nätverk som ni och ert projekt kan dra nytta av och så vidare. Ett annat exempel kan vara om ni är en organisation som annars kanske inte arbetar så mycket med eller mot målgruppen unga. I så fall kan en bra samarbetsorganisation för er vara någon organisation som kanske specifikt vänder sig till just unga. 

Kort sagt, era samarbetsorganisationer ska komplettera ert projekt. Ni ska också kunna komplettera varandra, åt båda håll. Om ni i valet av lämpliga samarbetsorganisationer till ert projekt har dessa två perspektiv med er, har ni redan kommit en bra bit på väg. Kom ihåg också att ”nytta för projektet” kan vara i många olika dimensioner. Nytta kan vara att era samarbetsorganisationer har haft och drivit likande projekt tidigare, eller att de arbetar mer specifikt mot målgruppen som ni vill vända er till med ert projekt. “ 

Hur många samarbetsorganisationer krävs? 

“ Detta beror helt på hur stort projektet är. Är det ett mindre projekt kanske det främst handlar mer om att man vill utöka sin ‘stab’ av människor som arbetar i projektet, att man helt enkelt bara önskar vara fler. Ju större ett projekt är, desto mer strategisk bör projektägareorganisationen vara i sina val av samarbeten. Ni bör sträva efter att projektet ska bli så kvalitativt som möjligt. Ha inte samarbetspartners bara för att, utan ha dem bara om de faktiskt kan tillföra något i ert projekt. “ 

Vad ska vara samarbetsorganisationernas roll i projektarbetet? 

“ Först och främst är det viktigt att tydliggöra att en samarbetspart kan ha antingen en mindre eller en större roll i projektet. Deras arbete och operativa roll i projektet kan vara fördelat under bara ett av flera projektår eller, vid ettåriga projekt, bara en kortare tidsperiod under det projektåret. Det kan ibland också räcka med att samarbetsparterna ingår i en referensgrupp eller någon annan form av konstellation inom projektets organisering.  

Samarbetsparternas roll i projektet är givetvis upp till er själva och er överenskommelse. Ibland kan det vara att samarbetsparten är med i projektet för att kunna dela med sig av sin expertis. Ibland kan det vara att samarbetsparten ska hjälpa till med spridningen av projektet, den så kallade långsiktiga effekten, eller kanske framtida implementering av projektets kunskaper i andra organisationer. Ibland kan deras roll vara att ta fram underlag till en viss undersökning som ska utföras i projektet. Det finns nog egentligen inga begräsningar eller specifika rekommendationer för exakt vad en samarbetspart ska arbeta med i projektet, eller vilken specifik roll de ska ha. Det viktiga är bara att ni på förhand, i alla projektets olika grupper, kommer överens. Ibland kan det räcka med att samarbetsorganisationen bara är intresserad av projektets resultat, spridning eller att kunna få ta del av dess kunskaper och erfarenheter. “ 

Vilket arbete är det rimligt att vi förväntar oss av våra samarbetsorganisationer? Vad krävs av dem? 

“ Jag tror att det här med krav och förväntningar till stor del bör hanteras på liknande sätt som när man bygger upp en ömsesidig relation. Något som ska vårdas och bevaras under en längre tid, säg hela projektets gång. Dialogen om vad som förväntas göras av vem och hur behöver vara någonting som återkommer. Något löpande. I många organisationer byts förtroendevalda och olika ledarfigurer ut med jämna mellanrum, så när det kommer till förväntningar rekommenderar jag att ni har en löpande dialog under hela projektets gång. Projektägare och samarbetsparter bör hålla kontakt och med jämna mellanrum föra denna dialog. Projektägaren ska få en förståelse kring hur mycket samarbetspartnern själv vill gå in och arbeta i detta projekt. Sedan ska projektägaren också vara medveten om att alla samarbetsorganisationer har olika möjlighet till olika mycket engagemang. Vissa har mer tid och vissa har mindre.  

I alla former av samarbeten så är just förväntningarna och kraven en oundviklig del, precis som i vilken relation som helst. Bestäm samarbetsparternas roller och arbetsbörda på förhand om ni vill, men ha också en förståelse för att projektet är rörligt och föränderligt. För därför också en löpande en dialog under hela projektets gång och var öppna för dessa förändringar. Bara för att något är bestämt på förhand så behöver ni inte bli låsta till det. Behandla samarbetsparterna som en del i projektet. Vill ni se ett ökat engagemang så säkerställ att alla projektparter känner sig delaktiga! Det är tyvärr vanligt att projektägare vid ett beviljat projekt endast kör på med sin egen sak, gör allt arbete i projektet själv och först i efterhand – när projektet kanske är avslutat eller i sin avslutande fas – informerar sina samarbetsorganisationer om hur allt har gått till och vad som har åstadkommits. På så sätt faller den ömsesidiga förståelsen som är så viktig, och samarbetsorganisationerna kommer troligen inte att vara särskilt nöjda. “ 

Hur ska samarbetet gå till rent praktiskt? 

“ Ett projekt består som bekant av olika faser. 

1.     Etableringsfasen: Involvera redan från början samarbetsorganisationerna i denna process. Utveckla och formalisera tillsammans hur ni ska samarbeta i det här projektet. Låt detta få ta tid! Det kan inte understrykas nog många gånger. Påbörja sedan dessa samarbetsformer i god tid. Dessa ska sedan ha rum att kunna vidareutvecklas och frodas med alla som är med i projektarbetet under projektets gång. Jag vet av erfarenhet att om man ägnar detta lite tid och låter alla få vara med i denna fas, så går också hela projektet och allt arbete med det bättre. 

2.     Genomförande-fasen: Här handlar det om att det ska finnas tydliga instruktioner kring vad varje samarbetspart ska ägna sig åt eller åstadkomma under projektets gång. Exempelvis hur många möten som ska hållas, med vilka och när och så vidare. Det ska finnas en plan för detta på plats som ni hela tiden kan återkomma till. Oavsett om projektet är stort eller litet handlar det om att hela tiden hålla kontinuerliga uppföljningar och möten med alla samarbetsparter. Detta för att de hela tiden ska kunna följa och ha insyn i projektet. Beroende på hur stort och omfattande projektet är kan dessa möten och uppföljningar hållas exempelvis varje halvår eller varje månad. Detta bestämmer ni själva vad som är rimligt. 

3.     Avslutande fasen: Här kommer det främst handla om att kommunicera och dela med sig av projektets erfarenheter, resultat och kunskaper till samarbetsorganisationerna. De ska förutsättningslöst få ta del av detta, samt få vara delaktiga i både slutrapporteringen och utvärderingen av projektet. Beroende på vad ni har kommit överens om att samarbetsorganisationens roll i detta projekt är, kan det nu också handla om att samarbetsorganisationen får kliva fram och mer operativt börja arbeta med/för att bidra med sin del. Exempelvis för att implementera och sprida detta till andra organisationer och verksamheter. “ 

Att skriva en tydlig och välarbetad slutrapport av projektet är någonting som vi starkt rekommenderar er att göra. Ett av de områden som vi på Tredje Sektorn specialiserar oss inom är just att hjälpa ideella organisationer att skriva professionella slutrapporter och utvärderingar till deras projekt. Läs mer på vår hemsida om vad vi kan göra för just er och tveka inte att kontakta oss om ni önskar hjälp, råd eller stöd. 

Vänligen, 

Joakim Stålåker och Tredje Sektorn. 

Categories
Projekt

Artikelserie: projektets olika faser IV

Att arbeta med och driva ett projekt blir alltmer vanligt inom den ideella sektorn. Många finansiärer ställer sig också positiva till att ideella föreningar och organisationer arbetar på detta sätt. De uppskattar att arbetet mot en specifik fråga enbart bedrivs under en viss avgränsad tidsperiod, istället för att det bedrivs inom ordinarie verksamhet och utan begränsad tidsperiod. Finansiären ser ett större värde i detta och tenderar att bidra med mer pengar för att stötta arbete som drivs i sådana former. 

Det är alltså mycket mer fördelaktigt att som en ideell förening eller organisation arbeta i projektform. Att starta upp och genomföra ett projekt är dock omfattande och det finns ont om tydlig information kring hur det hela egentligen ska gå till. Vi på Tredje Sektorn är därför glada att nu kunna presentera en artikelserie om fyra delar som informerar och besvarar många frågor gällande just projekt och arbetets olika faser! 

Välkommen till den sista delen, 4 – Avslutningsfasen.  

Det sista steget i arbetet med ett projekt är att avsluta det. Det är nu ett eller flera resultat ska kunna ses, en förändring ska ha åstadkommits eller ett nytt arbetssätt har hittats. Vad än det är just ert projekt har resulterat i ska detta nu levereras till de som från början efterfrågade det. 

Nu när ni har nått projektets avslutningsfas är det mesta av det operativa arbetet avklarat. Avslutningsfasen handlar främst om att utvärdera, dokumentera och ge projektet ett formellt avslut. Resultaten överlämnas, era prestationer följs upp, ekonomin och budgeten sammanställs, utvärderingar genomförs och projektorganisationens olika grupper avslutas administrativt. 

Den avslutande fasen kan liksom de andra faserna med fördel utföras i steg. Börja med att utvärdera. 

Utvärderingsprocessen: 

Sätt er ned tillsammans i projektorganisationen och utvärdera. Följande frågor är exempel på vad som kan utvärderas. 

·      Hur gick allt arbete i förhållande till er projektplan? 

·      Vad har ni lärt er av arbetsprocessen? Finns det något som ni i detta projekt kan ta med er och tillämpa i kommande projekt? 

·      Hur förhöll ni er till tidsplanen? Har det funnits deadlines? Klarade ni att hålla dem? Eller har projektaktiviteten istället utförts i förhållande till andra premisser, som exempelvis budgeten, produktlanseringsdatum eller liknande? Kunde ni genomföra ert projekt vid den tänkta tidpunkten, och på det tänkta sättet? 

·      Budget: Hur har era kostnader och utgifter sett ut i förhållande till er på förhand uträknade och planerade budget? Höll ni er inom de ramar som satts upp? Vad blev den slutliga kostnaden för projektet? Drog någon utgift iväg? Vad berodde det på? 

·      Projektets arbetsgrupp(/er): Hur har samarbetet fungerat? Hur har arbetsgruppen(/erna) upplevt att arbetsvillkoren under detta projekt har varit? Är de nöjda eller missnöjda med hur arbetsprocesserna har gått till? 

·      Kunderna/de som efterfrågat projektet/de som projektet är menat för: Har ni på något sätt kunnat mäta eller få en indikation på hur nöjda de är med erat projekts resultat? Detta kan exempelvis mätas genom att målgruppen får ranka sin upplevelse av projektets resultat på en skala 1-5. Denna rankning kan innefatta både projektets resultat som sådant, men också faktorer som hur kommunikation med projektansvariga och servicen har upplevts. 

·      Hur anser ni själva att kvaliteten på erat projekt blev? Projektets kvalitet kan synliggöras både genom faktiskt kvalitet (huruvida arbetet är professionellt och kan visa på tydliga resultat eller ej) samt genom spridning. Om er målgrupp/de som projektet är tänkt för är nöjda kommer de förmodligen att vara behjälpliga vid och positiva till spridningen av projektet. De kommer att berätta för andra om hur de har upplevt erat projekt, hur bra det är, och som genom ringar på vattnet sprids det. Om de däremot är missnöjda kommer de inte att hjälpa er sprida det, snarare avråda andra från att ta del av det eller inte berätta om det alls. 

Pappersarbete och arkivering av dokument: 

När projektet är slutfört och ska avslutas krävs det ofta att en mängd pappersarbete också utförs. Exempelvis kan det handla om att registrera, få godkännande av projektets intressenter samt underteckna dokument. Allt som ska ha en underskrift skrivs nu under. 

Signeringar fungerar juridiskt bindande och är alltså ett rättsligt bevis på att det arbete som gjorts faktiskt har gjorts, samt att de parter som har varit delaktiga i projektet faktiskt var delaktiga. Signeringarna innebär även rättsliga bevis på att olika samarbeten som existerat inom projektet också upphör i samband med att projektet har slutförts. Alla olika parter som är involverade ska signera. 

Annat pappersarbete som också behöver utföras nu är att projektgruppen(/erna) ska underteckna att olika resurser och dylikt nu återlämnas. Ni bör även adressera alla utbetalningar som har gjorts, fakturor, provisioner, avgifter, bonusar och utgifter. Alla utbetalningar ska bli gjorda och dokumenteras. 

Arkivera också alla projektets dokument. På detta vis kan ni samla lärdomarna från detta projekt och använda er av dem i kommande projektarbeten. Genom att arkivera kan ni också i efterhand se tillbaka på projektet, dess processer, olika delar, resultaten och eventuella framgångar. Ni kan idag välja att arkivera antingen materiellt eller digitalt. Se till att alla dokument, anteckningar och data samlas ihop och läggs i arkivet. Var noga med att organisera arkivet för att framöver lättare kunna hitta rätt i det. En organiserad arkivering underlättar. Det är alltid synd om några dokument går förlorade på grund av bristande hantering av dem. Oavsett om ni kommer att använda er av dessa dokument i framtiden eller inte, är det alltid roligt om de åtminstone finns bevarade. Man vet aldrig om det kan komma till användning! 

Det kan också vara bra att spara era dokument av juridiska skäl, ifall konflikter i efterhand skulle uppstå, eller om någon part eventuellt skulle anklaga er för att någonting i projektet inte skulle ha gått rätt till. I sådant fall kan era arkiverade och sparade dokument fungera som bevis på hur allting egentligen gick till. 

Slutrapportera: 

Skriv alltid en slutrapport när projektet avslutas. Denna ska finnas tillgänglig att ge till exempelvis finansiärer eller andra av projektets intressenter. 

Slutrapporten ska innehålla en sammanställning av vad som gick bra under projektet, vilka distraktioner som fanns, vad som fungerade och vad som inte fungerade. Redogör för projektets syfte, mål och förväntade resultat. Hur genomförandet i detalj gick till, vad ni gjorde, hur ni gjorde det och när, hur ni hade organiserat projektet, resultaten och måluppfyllelse. Redogör också för vilka effekter ni kunde se av projektet samt vilka kunskaper och erfarenheter som ni tar med er. 

Reflektera över och landa i ert projekt och att det är slutfört. Fundera över de framgångar, lärdomar och misstag som har gjorts under projektet. Det kan vara skönt att få reflektera lite över ett projekt i efterhand. Den kunskap och de lärdomar ett projekt har genererat kan ofta komma till nytta framöver. 

Avveckla resurser: 

Vid ett projekts avslutande är det också viktigt att formellt avsluta alla projektanställningar. Var redan från start tydlig mot att alla som är anställda inom projektet att de bara är tidsbegränsat anställda inom projektets tidsram. På så sätt undviker ni att problem uppstår när ni nu i avslutningsfasen ska avsluta alla anställningar. Om de projektanställda från början är medvetna om sina anställningsvillkor brukar denna process oftast gå smärtfritt till. 

När projektet är avslutat och projektanställningarna är avslutade är det också viktigt att alla anställda får sin fullständiga lön för sitt arbete, om de inte redan har fått det. De före detta projektanställda kan nu signera ett kontrakt att de har arbetat färdigt, och sedan fritt ingå andra anställningsavtal med andra aktörer. 

När de mänskliga resurserna är avvecklade ska också de materiella resurserna avvecklas. Det som eventuellt har lånats in, exempelvis verktyg och fordon, ska återlämnas och hyror av eventuella lokaler ska upphöra. 

Fira! 

Sist men inte minst – nu är det dags att fira! Fira att ert projekt är avslutat och förhoppningsvis blev lyckat. Belöna projektorganisationen och alla involverade. Ge erkännande för väl utfört arbete och hitta på någonting roligt tillsammans! Detta blir ett sätt för er att se att projektet faktiskt rundas av, därtill får ni uppleva samhörighet, bekräftelse och känna en gemensam stolthet. Ni har faktiskt utfört någonting fantastiskt, det kanske gjorde en stor skillnad eller blev till en märkvärd och positiv förändring för många utomstående människor. Det är en häftig känsla. Ni har skapat någonting betydelsefullt, fira det! 

Slutligen, grattis! 

Detta var den avslutande delen av vår artikelserie om projektets olika faser. Vi på Tredje Sektorn önskar er varmt lycka till med era projekt, och glöm inte att ni alltid kan kontakta oss om ni önskar ytterligare råd eller stöd. Vi är bland annat specialiserade på att skriva del- och slutrapporter för projekt och kan gå in med punktinsatser under projektets alla olika faser. Läs mer på vår hemsida eller kontakta oss. Vi finns till för att hjälpa er. 

Önskar er allt gott, 

Tredje Sektorn. 

Categories
Projekt

Artikelserie: projektets olika faser III

Att arbeta med och driva ett projekt blir alltmer vanligt inom den ideella sektorn. Många finansiärer ställer sig också positiva till att ideella föreningar och organisationer arbetar på detta sätt. De uppskattar att arbetet mot en specifik fråga enbart bedrivs under en viss avgränsad tidsperiod, istället för att det bedrivs inom ordinarie verksamhet och utan begränsad tidsperiod. Finansiären ser ett större värde i detta och tenderar att bidra med mer pengar för att stötta arbete som drivs i sådana former. 

Det är alltså mycket mer fördelaktigt att som en ideell förening eller organisation arbeta i projektform. Att starta upp och genomföra ett projekt är dock omfattande och det finns ont om tydlig information kring hur det hela egentligen ska gå till. Vi på Tredje Sektorn är därför glada att nu kunna presentera en artikelserie om fyra delar som informerar och besvarar många frågor gällande just projekt och arbetets olika faser! 

Välkommen till del 3 – Genomförandefasen.  

Genomförandet av projektet är den process som innebär att ni ska gå från beskrivning till aktion. Den projektplan som ni har tagit fram under de två föregående faserna, initieringsfasen och etableringsfasen, ska nu genomföras. Att genomföra projektplanen innebär att organisera era resurser inom projektet, hålla regelbundna möten, kommunicera, producera vad som ska produceras under projektet och leverera resultat. 

Genomförandefasen av projektet är ofta den fas som tar allra längst tid att klara av, då det handlar om att göra färdigt allt det arbete som har definierats i projektplaneringen. Det hela börjar med en officiell uppstart av projektet. 

Starta upp: 

Projektet startas upp genom att detaljplaner tas fram för projektet och en konkret projektkonstruktion presenteras för både projektmedarbetare, samarbetsorganisationer, finansiärer och intressenter. Se över er projektplan och projektets budget för att kunna godkänna dessa. Dubbelkolla igen vilka kostnader som kommer att finnas inom projektet samt hur ni ska gå tillväga under projektets gång för att kontrollera utgifterna. Genom att i förväg på få koll på era utgifter, kan ni kontrollera att de ryms inom er budget och försäkra er om att ni kommer ha råd med allt. 

Det är också under uppstarten som de personer som är involverade i projektarbetet får sina arbetsbeskrivningar och områden över vilka de ansvarar under projektets gång. Rekryteringsprocesser för projektledare och andra eventuella medarbetare har redan dragits igång i god tid i förväg och dessa anställs nu så snart som möjligt. 

Om projektledaren: 

Projektledaren är kanske den mest självklara personen som tidigt måste finnas på plats i ett projekt. Denne har några mycket viktiga uppgifter under projektets genomförandefas, nämligen ansvaret för att driva projektet, uträtta det hen har planerat uträtta enligt projektplanen samt representera arbetet i projektet. 

Att projektledaren kan föra ett gott ledarskap är givetvis viktigt, dock är det inte enbart de formella och de tekniska bitarna som ska fungera väl. Hos en bra projektledare ser vi också gärna en hög social och emotionell kompetens. En socialt kompetent projektledare kan vara avgörande för huruvida en projektgrupp upplever sammanhållning och slutför sitt arbete inom projektet med gott resultat eller inte. Försök därför hitta en projektledare som inte bara besitter rätt teknisk kompetens, utan som också har självinsikt och en god social förmåga. För att kunna leda en projektgrupp är det viktigt att ha en förståelse för sin egen förmåga och funktionssätt. Projektledaren måste kunna vara flexibel och ödmjuk i sitt arbete, likväl som lyhörd och följsam. 

Steg för steg: 

Lägg upp ert arbete i projektet steg för steg och följ projektprocesserna. Genomförandet av ett projekt handlar alltid om att arbeta stegvis, det är omöjligt att göra allt på samma gång. När ni sedan har uppnått och avklarat ett steg, fira det och skapa på så sätt en positiv stämning och känsla av laganda i projektorganisationen! 

Ha genomgående målen i åtanke under projektets genomförande och sträva hela tiden efter att uppnå dem. Projektet kan ibland kännas oklart, diffust och målen kan uppfattas vara långt borta. Särskilt i början av ett projekt. Vid övergången från koncept till faktiskt utförande kan det vara svårt att visualisera ett slutresultat. Detta kan ni motverka genom att redan från start ha tydligt definierade projektmål och arbetsmoment. När tydliga målsättningar finns kommer också arbetet för att uppnå dem kännas mer konkret. Stanna med jämna mellanrum upp och begrunda era målsättningar. Vid de tillfällen teamet eller delar av det känner sig vilse är det skönt att veta att ni har bestämda riktningar att arbeta mot. 

För att projektet sedan kan kunna uppnå målen krävs både en väl genomtänkt projektplan, ordentlig projekthantering samt kompetenta, operativa arbetsgrupper inom projektet. Lägg där till också strategiskt valda tillvägagångssätt samt ett lämpligt och gott ledarskap, så är ni på god väg att ro hem det här. 

Projektgrupperna 

Sätt ihop en projektgrupp utifrån både tekniska-, sociala-, kompetens- och samarbetsmässiga-parametrar. En välfungerande projektgrupp ska bidra till att operativt driva arbetet framåt, utföra sina uppgifter och definiera lämpliga strategier för att kunna utföra det så effektivt och med så gott resultat som möjligt. En projektgrupp ska också kunna göra de anpassningar som krävs och vara flexibla för att optimera arbetet. 

Projektledaren har också fordringar på sig att vara anpassningsbar. I de fall det krävs ska projektledaren utan problem kunna justera sin egen vision och vara flexibel efter projektgruppens önskemål. Detta för att kunna uppnå konsensus i projektets genomförande. 

En välfungerande projektgrupp handlar alltså inte enbart om projektgruppen som sådan och dess sammansättning. Framförallt handlar det om huruvida projektgruppen och projektledaren kan samarbeta. 

Var flexibla 

Alla projekt är unika. Att alla deltagare i projektorganisationen är flexibla och öppna för förändringar och anpassningar är därför en förutsättning för att kunna genomföra projektet. Var flexibla i både era föreställningar kring projektet, era roller och olika arbetsinsatser.  Projektet och era arbetsinsatser ska kunna korrigeras och anpassas utefter oförutsedda händelser, både gällande prioriteringar, arbetssätt, angrepp och lösningar. 

Rapportera: 

Projektet ska också rapporteras och återkopplas regelbundet. Under projektets gång kan också delleveranser vara bra att göra, ibland kan det till och med finnas krav på att delleveranser med jämna mellanrum överlämnas till olika intressenter. 

Alla projektets medarbetare behöver regelbundet rapportera hur deras arbete går. Det är brukligt att projektgrupperna (arbetsgruppen och/eller referensgruppen) främst rapporterar till projektledaren och att projektledaren sedan i sin tur rapporterar till projektägaren/styrgruppen. Denna rapportering och återkoppling görs för att hela tiden säkerställa att projektet genomförs enligt plan, att inga hinder eller problem uppstår samt för att se till att projektet går i rätt riktning mot att uppnå sina mål. Därtill återkopplas det också för att säkerställa kvaliteten på projektet. 

Många projektfinansiärer begär delrapporter. En delrapport brukar bestå av redogörelser för hur projektet går. Det kan handla om vad som hittills har utförts i projektet, om tidsplanen följs, om något har avvikit från ursprunglig plan, huruvida projektet är på god väg att uppnå sitt syfte och mål eller inte, och så vidare. 

Det är viktigt att rapportera om och meddela alla parter om förändringar eller avvikelser sker under projektet. Förändringar kan vara både planerade och ofrivilliga. Om de är planerade sker förändringarna oftast för att gynna projektet på något vis, om de är ofrivilliga kan de innebära att problem eller potentiella risker har uppstått i projektet. I de allra flesta fall behöver förändringar inte innebära någonting negativt, de innebär oftast bara att projektet har fått nya förutsättningar. I nästan alla fall går det att anpassa och justera projektet efter dessa så att projektet fortfarande kan fullföljas. 

Möten: 

För att kontinuerligt följa projektets framsteg bör möten hållas regelbundet. Olika typer av möten hålls i olika syften. Till stor del handlar det om att kontinuerligt hålla alla i projektorganisationen uppdaterade om vad som pågår i projektet. 

Ni kan hålla möten för att diskutera projektet och hur dess olika processer går. Status på projektet, åtgärder, kommande aktiviteter m.m. Möten kan också hållas för att utvärdera genomfört arbete, diskutera strategier för hur kommande arbete ska gå till, i syfte att etablera avtal, dokumentera handlingar, identifiera och hantera eventuella risker och problem.     

Ni kan också hålla möten med fokus på exempelvis arbetsmiljö, hur projektledare och medarbetare trivs i sina olika projektgrupper samt hur kommunikationen mellan projektets olika parter fungerar. Säkerställ att alla i teamet känner sig inkluderade och har samma inblick i projektet, hur det går och kommer fortskrida. Det är även på möten som återkoppling om sådant som tidigare har diskuterats gällande projektet sker. 

Exempel på möten under ett projekt: 

  • Informationsmöten – för att sprida och inhämta information 
  • Arbetsmöte – för att lösa ett problem eller för att arbeta med en uppgift 
  • Beslutsmöte – för att fatta och dokumentera beslut 
  • Förhandlingsmöte – för att nå en uppgörelse 
  • Granskande möte – för att säkerställa kvalitén på projektet 

Kommunikation: 

Vid det här laget vet ni att kommunikation är någonting som är jätteviktigt och som bör ske kontinuerligt. Både internt inom projektorganisationen, dess olika projektgrupper, till samarbetsorganisationer och till utomstående aktörer som finansiär och andra intressenter. 

Det är genom kommunikationen som ni håller alla parter uppdaterade om vad som händer. Kommunikationen är också det grundläggande för att alla parter ska känna sig involverade i projektet och själva få möjlighet till att komma med input såväl som önskemål och återkoppling regelbundet. 

Slutskedet: 

När projektet börjar närma sig sitt slutskede kan det vara bra att kontrollera det. Kanske kan ni låta en testgrupp eller någon liknande konstellation få ta del av det som projektet har skapat/resulterat i/förändrat för att se hur de upplever det? På så sätt kan kvaliteten på projektet mätas och ni får en indikation på hur projektets resultat kommer att mottagas av er målgrupp. 

De kontinuerliga återkopplingarna och utvärderingarna samlas nu ihop och börjar förberedas inför att under nästa fas, den avslutande fasen, sammanställas. Börja knyt ihop lösa trådar i projektet, om sådana finns. Var noggranna med att alla utvärderingar, delrapporter och återkopplingar för projektets genomförande samlas in. Härnäst ska vi börja arbeta samman allting och avsluta projektet. Mer om det i nästa del. 

Lycka till med er genomförandefas! 

Tveka inte att kontakta oss på Tredje Sektorn om ni önskar ytterligare tips och råd, eller vill ha hjälp med att olika delar av genomförandet. Vi erbjuder punktinsatser och stödfunktioner till ideella organisationer under alla faser och steg av ett projekt. Läs mer på vår hemsida eller kontakta oss! 

Varma hälsningar, 

Tredje Sektorn. 

Categories
Projekt

Artikelserie: projektets olika faser I

Att arbeta med och driva ett projekt blir alltmer vanligt inom den ideella sektorn. Många finansiärer ställer sig också positiva till att ideella föreningar och organisationer arbetar på detta sätt. De uppskattar att arbetet mot en specifik fråga enbart bedrivs under en viss avgränsad tidsperiod, istället för att det bedrivs inom ordinarie verksamhet och utan begränsad tidsperiod. Finansiären ser ett större värde i detta och tenderar att bidra med mer pengar för att stötta arbete som drivs i sådana former. 

Det är alltså mycket mer fördelaktigt att som en ideell förening eller organisation arbeta i projektform. Att starta upp och genomföra ett projekt är dock omfattande och det finns ont om tydlig information kring hur det hela egentligen ska gå till. Vi på Tredje Sektorn är därför glada att nu kunna presentera en artikelserie om fyra delar som informerar och besvarar många frågor gällande just projekt och arbetets olika faser! 

Välkommen till del 1 – Initieringsfasen.   

Ett projekt bedrivs i olika faser. Den allra första fasen i uppstarten av ett nytt projekt och projektarbete brukar kallas för initieringsfasen. Att initiera ett projekt innebär att projektet identifieras och att allt runt omkring det undersöks. Vi kommer här nedan att beskriva initieringsfasen i olika steg, vad de innehåller och hur de kan utföras. 

Förstudie och/eller Nulägesanalys 

Detta brukar vara det allra första som görs när en projektidé föds. 

I förstudien undersöker ni om er idé är av intresse samt är möjlig och vettig att genomföra. Undersök här gärna också om idén passar in i era ordinarie verksamhetsplaner, eller om det här är någonting nyskapande som går utanför er ordinarie verksamhet. 

En nulägesanalys brukar beskriva er organisation, vilka ni är och vad ni arbetar med. Därefter beskrivs ämnet som er projektidé och ert kommande projekt placerar sig inom och en omvärldsanalys utförs för att se om något liknande har gjorts förut, eller pågår just nu. Nulägesanalysen kan också innehålla delar som exempelvis statistik, analys om ”konkurrenter”, reflektioner och djupare analys kring projektets position i förhållande till omvärlden. 

Idéutveckling och projektdefinition 

Härnäst är det dags att börja konkretisera er idé och närmare definiera ert projekt. I definierandet av projektet bestämmer man vilket syfte och mål som projektet har. Därtill kommer man också överens om en specifik tidsperiod under vilken projektet ska pågå, beräknar i runda slängar vilka resurser som projektet kommer att kräva samt kommer överens om hur projektet och arbetet med det ska organiseras internt. 

Vanligtvis utvecklas syftet och målen till unika uppgifter som ni genom projektet strävar uppfylla. Den ungefärliga beräkningen av resurser baseras ofta på de ekonomiska medel som finns att tillgå. Hur projektet ska organiseras kommer ni att komma in på närmare lite längre fram i processen, i det här steget räcker det egentligen med att ni gör en grov översikt. 

Behov/efterfrågan 

Innan ni påbörjar ert projekt är det en god idé att undersöka om ert projekt verkligen är efterfrågat. Finns det någon målgrupp, annan organisation eller intressent som kan tänkas vara intresserade av er projektidé? Finns det någon större nytta med ert projekt? Kan allmänheten eller kanske samhället i stort på något sätt ha vinning av att ert projekt genomförs? 

Många finansiärer och stiftelser ser det som viktigt att behov och efterfrågan av ert projekt finns. Detta kan med fördel också läggas in i projektets nulägesanalys och/eller förstudie, om det finns sådana. 

Projektinformation 

Innan projektet påbörjas kan det också vara bra att samla in mer information kring projektet. Samla in denna information och annat relaterat som kan vara av vikt för utomstående och intressenter att ha vetskap om. Det kan exempelvis handla om information till er finansiär och samarbetsorganisationer, eller om vilka det är som efterfrågar projektet. Det kan också handla om att förtydliga vad som ska göras, varför det ska göras, hur det ska utföras och när det ska vara färdigt. 

Bakgrund 

Här handlar det om att sätta projektet i en kontext. Hitta gärna liknande projekt som tidigare har genomförts av andra och fundera på vilka förutsättningar som det kan ge er. Beskriv er bakgrund så detaljerat och tydligt som möjligt, detta underlättar nämligen för utomstående att följa era resonemang och den information som framkommer. 

Kopplingarna mellan projektet, dess mål och nytta ska här vara tydligt beskrivna. Kom ihåg att denna bakgrund kan komma att läsas av bland annat finansiären, så var noga med vara explicita. Utforma gärna mätbara mål och effekter, detta är inget måste men det kan vara bra att veta vilken grund projektet vilar på. 

Avgränsningar 

Definiera här vad projektet innefattar och vad det inte kommer att innefatta. Vad avgränsar ni er till, varför avgränsar ni er till det och vad innebär dessa avgränsningar? 

Det är viktigt att tidigt utforma och beskriva avgränsningarna, detta för att undvika att det framöver i projektet uppstår missförstånd gällande vad som ska genomföras och vad som inte ska genomföras inom projektets ramar. Informera samtliga av projektets deltagare, intressenter, finansiärer och samarbetsorganisationer för att minimera risken att det uppstår orimliga och orealistiska förväntningar på projektet i någon grupp. 

Syfte 

Vad är anledningen till att ert projekt behövs? Vad vill ni förändra, eller vilka effekter vill ni skapa med det här projektet? Syftet är det allra mest grundläggande i hela projektet och dess arbetsprocess. Att tidigt ha fått klart för er vad projektets syfte är och ha skrivit ned detta är jätteviktigt. Det underlättar också för er att följa projektet från start till mål samt kunna se hur pass väl projektet uppfyller sitt syfte. 

Mål 

I målen beskriver ni vad det är som ska göras, hur det ska bli gjort och gärna när. Vilka resultat vill ni uppnå med det här projektet? Vad ska ha förändrats genom det?  

Var specifika här och skriv gärna mätbara mål. Att sätta mätbara mål handlar om att förenkla för er själva när ni sedan utför projektet. Om ni sätter upp mätbara mål kan ni sedan lättare utläsa huruvida ni har uppnått dem eller inte. Målen ska vara kopplade till projektets syfte, realistiskt möjliga att uppnå, gärna insatta i en tidsplan och förankrade hos samtliga inblandade parter i projektet. 

Gemensamt för initieringsfasens samtliga steg är tydlighet. Var tydliga, tydliga, tydliga! I alla era beskrivningar, definitioner och analyser. Var hellre överambitiöst konkreta än generella och diffusa. 

Känns det övermäktigt och svårt? Oroa er inte. Hjälp finnes! Vi på Tredje Sektorn är experter på att starta upp projekt inom det ideella och specialiserade på de olika faserna som ett projektarbete innebär. Vi erbjuder alltifrån punktinsatser till längre samarbeten. Läs mer på vår hemsida och kontakta oss, vi finns till för att hjälpa er. 

Allt gott! 

Tredje Sektorn