Att arbeta med och driva ett projekt blir alltmer vanligt inom den ideella sektorn. Många finansiärer ställer sig också positiva till att ideella föreningar och organisationer arbetar på detta sätt. De uppskattar att arbetet mot en specifik fråga enbart bedrivs under en viss avgränsad tidsperiod, istället för att det bedrivs inom ordinarie verksamhet och utan begränsad tidsperiod. Finansiären ser ett större värde i detta och tenderar att bidra med mer pengar för att stötta arbete som drivs i sådana former.
Det är alltså mycket mer fördelaktigt att som en ideell förening eller organisation arbeta i projektform. Att starta upp och genomföra ett projekt är dock omfattande och det finns ont om tydlig information kring hur det hela egentligen ska gå till. Vi på Tredje Sektorn är därför glada att nu kunna presentera en artikelserie om fyra delar som informerar och besvarar många frågor gällande just projekt och arbetets olika faser!
Välkommen till den sista delen, 4 – Avslutningsfasen.
Det sista steget i arbetet med ett projekt är att avsluta det. Det är nu ett eller flera resultat ska kunna ses, en förändring ska ha åstadkommits eller ett nytt arbetssätt har hittats. Vad än det är just ert projekt har resulterat i ska detta nu levereras till de som från början efterfrågade det.
Nu när ni har nått projektets avslutningsfas är det mesta av det operativa arbetet avklarat. Avslutningsfasen handlar främst om att utvärdera, dokumentera och ge projektet ett formellt avslut. Resultaten överlämnas, era prestationer följs upp, ekonomin och budgeten sammanställs, utvärderingar genomförs och projektorganisationens olika grupper avslutas administrativt.
Den avslutande fasen kan liksom de andra faserna med fördel utföras i steg. Börja med att utvärdera.
Utvärderingsprocessen:
Sätt er ned tillsammans i projektorganisationen och utvärdera. Följande frågor är exempel på vad som kan utvärderas.
· Hur gick allt arbete i förhållande till er projektplan?
· Vad har ni lärt er av arbetsprocessen? Finns det något som ni i detta projekt kan ta med er och tillämpa i kommande projekt?
· Hur förhöll ni er till tidsplanen? Har det funnits deadlines? Klarade ni att hålla dem? Eller har projektaktiviteten istället utförts i förhållande till andra premisser, som exempelvis budgeten, produktlanseringsdatum eller liknande? Kunde ni genomföra ert projekt vid den tänkta tidpunkten, och på det tänkta sättet?
· Budget: Hur har era kostnader och utgifter sett ut i förhållande till er på förhand uträknade och planerade budget? Höll ni er inom de ramar som satts upp? Vad blev den slutliga kostnaden för projektet? Drog någon utgift iväg? Vad berodde det på?
· Projektets arbetsgrupp(/er): Hur har samarbetet fungerat? Hur har arbetsgruppen(/erna) upplevt att arbetsvillkoren under detta projekt har varit? Är de nöjda eller missnöjda med hur arbetsprocesserna har gått till?
· Kunderna/de som efterfrågat projektet/de som projektet är menat för: Har ni på något sätt kunnat mäta eller få en indikation på hur nöjda de är med erat projekts resultat? Detta kan exempelvis mätas genom att målgruppen får ranka sin upplevelse av projektets resultat på en skala 1-5. Denna rankning kan innefatta både projektets resultat som sådant, men också faktorer som hur kommunikation med projektansvariga och servicen har upplevts.
· Hur anser ni själva att kvaliteten på erat projekt blev? Projektets kvalitet kan synliggöras både genom faktiskt kvalitet (huruvida arbetet är professionellt och kan visa på tydliga resultat eller ej) samt genom spridning. Om er målgrupp/de som projektet är tänkt för är nöjda kommer de förmodligen att vara behjälpliga vid och positiva till spridningen av projektet. De kommer att berätta för andra om hur de har upplevt erat projekt, hur bra det är, och som genom ringar på vattnet sprids det. Om de däremot är missnöjda kommer de inte att hjälpa er sprida det, snarare avråda andra från att ta del av det eller inte berätta om det alls.
Pappersarbete och arkivering av dokument:
När projektet är slutfört och ska avslutas krävs det ofta att en mängd pappersarbete också utförs. Exempelvis kan det handla om att registrera, få godkännande av projektets intressenter samt underteckna dokument. Allt som ska ha en underskrift skrivs nu under.
Signeringar fungerar juridiskt bindande och är alltså ett rättsligt bevis på att det arbete som gjorts faktiskt har gjorts, samt att de parter som har varit delaktiga i projektet faktiskt var delaktiga. Signeringarna innebär även rättsliga bevis på att olika samarbeten som existerat inom projektet också upphör i samband med att projektet har slutförts. Alla olika parter som är involverade ska signera.
Annat pappersarbete som också behöver utföras nu är att projektgruppen(/erna) ska underteckna att olika resurser och dylikt nu återlämnas. Ni bör även adressera alla utbetalningar som har gjorts, fakturor, provisioner, avgifter, bonusar och utgifter. Alla utbetalningar ska bli gjorda och dokumenteras.
Arkivera också alla projektets dokument. På detta vis kan ni samla lärdomarna från detta projekt och använda er av dem i kommande projektarbeten. Genom att arkivera kan ni också i efterhand se tillbaka på projektet, dess processer, olika delar, resultaten och eventuella framgångar. Ni kan idag välja att arkivera antingen materiellt eller digitalt. Se till att alla dokument, anteckningar och data samlas ihop och läggs i arkivet. Var noga med att organisera arkivet för att framöver lättare kunna hitta rätt i det. En organiserad arkivering underlättar. Det är alltid synd om några dokument går förlorade på grund av bristande hantering av dem. Oavsett om ni kommer att använda er av dessa dokument i framtiden eller inte, är det alltid roligt om de åtminstone finns bevarade. Man vet aldrig om det kan komma till användning!
Det kan också vara bra att spara era dokument av juridiska skäl, ifall konflikter i efterhand skulle uppstå, eller om någon part eventuellt skulle anklaga er för att någonting i projektet inte skulle ha gått rätt till. I sådant fall kan era arkiverade och sparade dokument fungera som bevis på hur allting egentligen gick till.
Slutrapportera:
Skriv alltid en slutrapport när projektet avslutas. Denna ska finnas tillgänglig att ge till exempelvis finansiärer eller andra av projektets intressenter.
Slutrapporten ska innehålla en sammanställning av vad som gick bra under projektet, vilka distraktioner som fanns, vad som fungerade och vad som inte fungerade. Redogör för projektets syfte, mål och förväntade resultat. Hur genomförandet i detalj gick till, vad ni gjorde, hur ni gjorde det och när, hur ni hade organiserat projektet, resultaten och måluppfyllelse. Redogör också för vilka effekter ni kunde se av projektet samt vilka kunskaper och erfarenheter som ni tar med er.
Reflektera över och landa i ert projekt och att det är slutfört. Fundera över de framgångar, lärdomar och misstag som har gjorts under projektet. Det kan vara skönt att få reflektera lite över ett projekt i efterhand. Den kunskap och de lärdomar ett projekt har genererat kan ofta komma till nytta framöver.
Avveckla resurser:
Vid ett projekts avslutande är det också viktigt att formellt avsluta alla projektanställningar. Var redan från start tydlig mot att alla som är anställda inom projektet att de bara är tidsbegränsat anställda inom projektets tidsram. På så sätt undviker ni att problem uppstår när ni nu i avslutningsfasen ska avsluta alla anställningar. Om de projektanställda från början är medvetna om sina anställningsvillkor brukar denna process oftast gå smärtfritt till.
När projektet är avslutat och projektanställningarna är avslutade är det också viktigt att alla anställda får sin fullständiga lön för sitt arbete, om de inte redan har fått det. De före detta projektanställda kan nu signera ett kontrakt att de har arbetat färdigt, och sedan fritt ingå andra anställningsavtal med andra aktörer.
När de mänskliga resurserna är avvecklade ska också de materiella resurserna avvecklas. Det som eventuellt har lånats in, exempelvis verktyg och fordon, ska återlämnas och hyror av eventuella lokaler ska upphöra.
Fira!
Sist men inte minst – nu är det dags att fira! Fira att ert projekt är avslutat och förhoppningsvis blev lyckat. Belöna projektorganisationen och alla involverade. Ge erkännande för väl utfört arbete och hitta på någonting roligt tillsammans! Detta blir ett sätt för er att se att projektet faktiskt rundas av, därtill får ni uppleva samhörighet, bekräftelse och känna en gemensam stolthet. Ni har faktiskt utfört någonting fantastiskt, det kanske gjorde en stor skillnad eller blev till en märkvärd och positiv förändring för många utomstående människor. Det är en häftig känsla. Ni har skapat någonting betydelsefullt, fira det!
Slutligen, grattis!
Detta var den avslutande delen av vår artikelserie om projektets olika faser. Vi på Tredje Sektorn önskar er varmt lycka till med era projekt, och glöm inte att ni alltid kan kontakta oss om ni önskar ytterligare råd eller stöd. Vi är bland annat specialiserade på att skriva del- och slutrapporter för projekt och kan gå in med punktinsatser under projektets alla olika faser. Läs mer på vår hemsida eller kontakta oss. Vi finns till för att hjälpa er.
Önskar er allt gott,
Tredje Sektorn.