Att arbeta med och driva ett projekt blir alltmer vanligt inom den ideella sektorn. Många finansiärer ställer sig också positiva till att ideella föreningar och organisationer arbetar på detta sätt. De uppskattar att arbetet mot en specifik fråga enbart bedrivs under en viss avgränsad tidsperiod, istället för att det bedrivs inom ordinarie verksamhet och utan begränsad tidsperiod. Finansiären ser ett större värde i detta och tenderar att bidra med mer pengar för att stötta arbete som drivs i sådana former.
Det är alltså mycket mer fördelaktigt att som en ideell förening eller organisation arbeta i projektform. Att starta upp och genomföra ett projekt är dock omfattande och det finns ont om tydlig information kring hur det hela egentligen ska gå till. Vi på Tredje Sektorn är därför glada att nu kunna presentera en artikelserie om fyra delar som informerar och besvarar många frågor gällande just projekt och arbetets olika faser!
Välkommen till del 1 – Initieringsfasen.
Ett projekt bedrivs i olika faser. Den allra första fasen i uppstarten av ett nytt projekt och projektarbete brukar kallas för initieringsfasen. Att initiera ett projekt innebär att projektet identifieras och att allt runt omkring det undersöks. Vi kommer här nedan att beskriva initieringsfasen i olika steg, vad de innehåller och hur de kan utföras.
Förstudie och/eller Nulägesanalys
Detta brukar vara det allra första som görs när en projektidé föds.
I förstudien undersöker ni om er idé är av intresse samt är möjlig och vettig att genomföra. Undersök här gärna också om idén passar in i era ordinarie verksamhetsplaner, eller om det här är någonting nyskapande som går utanför er ordinarie verksamhet.
En nulägesanalys brukar beskriva er organisation, vilka ni är och vad ni arbetar med. Därefter beskrivs ämnet som er projektidé och ert kommande projekt placerar sig inom och en omvärldsanalys utförs för att se om något liknande har gjorts förut, eller pågår just nu. Nulägesanalysen kan också innehålla delar som exempelvis statistik, analys om ”konkurrenter”, reflektioner och djupare analys kring projektets position i förhållande till omvärlden.
Idéutveckling och projektdefinition
Härnäst är det dags att börja konkretisera er idé och närmare definiera ert projekt. I definierandet av projektet bestämmer man vilket syfte och mål som projektet har. Därtill kommer man också överens om en specifik tidsperiod under vilken projektet ska pågå, beräknar i runda slängar vilka resurser som projektet kommer att kräva samt kommer överens om hur projektet och arbetet med det ska organiseras internt.
Vanligtvis utvecklas syftet och målen till unika uppgifter som ni genom projektet strävar uppfylla. Den ungefärliga beräkningen av resurser baseras ofta på de ekonomiska medel som finns att tillgå. Hur projektet ska organiseras kommer ni att komma in på närmare lite längre fram i processen, i det här steget räcker det egentligen med att ni gör en grov översikt.
Behov/efterfrågan
Innan ni påbörjar ert projekt är det en god idé att undersöka om ert projekt verkligen är efterfrågat. Finns det någon målgrupp, annan organisation eller intressent som kan tänkas vara intresserade av er projektidé? Finns det någon större nytta med ert projekt? Kan allmänheten eller kanske samhället i stort på något sätt ha vinning av att ert projekt genomförs?
Många finansiärer och stiftelser ser det som viktigt att behov och efterfrågan av ert projekt finns. Detta kan med fördel också läggas in i projektets nulägesanalys och/eller förstudie, om det finns sådana.
Projektinformation
Innan projektet påbörjas kan det också vara bra att samla in mer information kring projektet. Samla in denna information och annat relaterat som kan vara av vikt för utomstående och intressenter att ha vetskap om. Det kan exempelvis handla om information till er finansiär och samarbetsorganisationer, eller om vilka det är som efterfrågar projektet. Det kan också handla om att förtydliga vad som ska göras, varför det ska göras, hur det ska utföras och när det ska vara färdigt.
Bakgrund
Här handlar det om att sätta projektet i en kontext. Hitta gärna liknande projekt som tidigare har genomförts av andra och fundera på vilka förutsättningar som det kan ge er. Beskriv er bakgrund så detaljerat och tydligt som möjligt, detta underlättar nämligen för utomstående att följa era resonemang och den information som framkommer.
Kopplingarna mellan projektet, dess mål och nytta ska här vara tydligt beskrivna. Kom ihåg att denna bakgrund kan komma att läsas av bland annat finansiären, så var noga med vara explicita. Utforma gärna mätbara mål och effekter, detta är inget måste men det kan vara bra att veta vilken grund projektet vilar på.
Avgränsningar
Definiera här vad projektet innefattar och vad det inte kommer att innefatta. Vad avgränsar ni er till, varför avgränsar ni er till det och vad innebär dessa avgränsningar?
Det är viktigt att tidigt utforma och beskriva avgränsningarna, detta för att undvika att det framöver i projektet uppstår missförstånd gällande vad som ska genomföras och vad som inte ska genomföras inom projektets ramar. Informera samtliga av projektets deltagare, intressenter, finansiärer och samarbetsorganisationer för att minimera risken att det uppstår orimliga och orealistiska förväntningar på projektet i någon grupp.
Syfte
Vad är anledningen till att ert projekt behövs? Vad vill ni förändra, eller vilka effekter vill ni skapa med det här projektet? Syftet är det allra mest grundläggande i hela projektet och dess arbetsprocess. Att tidigt ha fått klart för er vad projektets syfte är och ha skrivit ned detta är jätteviktigt. Det underlättar också för er att följa projektet från start till mål samt kunna se hur pass väl projektet uppfyller sitt syfte.
Mål
I målen beskriver ni vad det är som ska göras, hur det ska bli gjort och gärna när. Vilka resultat vill ni uppnå med det här projektet? Vad ska ha förändrats genom det?
Var specifika här och skriv gärna mätbara mål. Att sätta mätbara mål handlar om att förenkla för er själva när ni sedan utför projektet. Om ni sätter upp mätbara mål kan ni sedan lättare utläsa huruvida ni har uppnått dem eller inte. Målen ska vara kopplade till projektets syfte, realistiskt möjliga att uppnå, gärna insatta i en tidsplan och förankrade hos samtliga inblandade parter i projektet.
Gemensamt för initieringsfasens samtliga steg är tydlighet. Var tydliga, tydliga, tydliga! I alla era beskrivningar, definitioner och analyser. Var hellre överambitiöst konkreta än generella och diffusa.
Känns det övermäktigt och svårt? Oroa er inte. Hjälp finnes! Vi på Tredje Sektorn är experter på att starta upp projekt inom det ideella och specialiserade på de olika faserna som ett projektarbete innebär. Vi erbjuder alltifrån punktinsatser till längre samarbeten. Läs mer på vår hemsida och kontakta oss, vi finns till för att hjälpa er.
Allt gott!
Tredje Sektorn
