Categories
Projekt

Projektledaren – allsmäktig eller maktlös?

En vanlig fråga som uppkommer vid uppstart av ett projekt är hur mycket inflytande och ansvar som projektledaren i projektet ska ha. Hur ska man egentligen fördela ansvaret i projektets organisering?

Att driva ett projekt handlar oftast om att lösa ett problem eller skapa en förändring av något slag, i en tillfällig karaktär. En stor del vid själva konstruktionen av ett projekt handlar om att skapa en slags tillfällig organisation inom den egna organisationen. Projektets ändamål och arbetet inom det ska alltså inte störa hur den organisation som vill bedriva projektet – hädanefter kallad projektägarorganisationen – annars fungerar. Det vill säga inte störas i sin ordinarie verksamhet.

Själva grundidén med en projektledare är att denne ska stå utanför projektägarorganisationens ordinarie verksamhet och istället driva och representera arbetet i projektet och den tillfälliga organisationen. En av de främsta styrkor vi gärna ser hos en projektledare är att hen kan gå in i en organisation och stå utanför de hierarkier och ordinarie arbete som sedan tidigare existerar hos projektägarorganisationen.

Detta är någonstans den största fördelen och det huvudsakliga argumentet till att ta in en projektledare i projektet. Alla projekt varierar såklart i oändlighet, men att ta in en projektledare som ska bedriva arbetet inom den tillfälliga organisationen – projektet – är ett fördelaktigt sätt att arbeta på i och med att det hela ska sker i just tillfällig karaktär. Det är också viktigt att tidigt klargöra för både projektledaren och alla projektets anställda att de också anställs tillfälligt, för att förhindra att oklarheter i ett senare skede uppstår.

Hur mycket makt ska en projektledare tilldelas?

En projektledare som kommer in i projektet och den tillfälliga organisationen kan få nästintill oinskränkt makt inom sitt område. Men vad finns det för risker med detta? Vad är egentligen för mycket makt?

Först och främst är det viktigt att hela tiden ha med sig att projektledaren är anställd. En inhyrd person som tillfälligt ska arbeta med erat projekt och i den tillfälliga organisation som det innebär. Så, det som härnäst bör komma på plats är tydliga instruktioner och direktiv från projektägareorganisationen till projektledaren. Det är av yttersta vikt att det är just projektägareorganisationen som ger dessa direktiv och instruktioner. Därtill bör också projektägareorganisationen lägga fram de grundläggande rutinerna för projektets organisering, upprätta kontinuerliga rutiner för kommunikation, dokumentation, ekonomihantering, återkoppling och uppföljning med projektledaren samt sätta agendan för det som ska utföras i projektet och av vem. Kort sagt: projektägareorganisationen ska vara de som bedriver det strategiska arbetet, och projektpersonalen – däribland projektledaren – ska bedriva det operativa. Märk skillnaden här väl.

Med denna struktur kan man sedan ge projektledaren mycket makt och frihet att själv utföra sina arbetsuppgifter. Det vill säga om tydliga direktiv, instruktioner för arbetsuppgifter och tydliga rutiner för kontinuerlig återkoppling till projektägarorganisationen redan finns på plats och efterföljs.

Vikten av tydliga instruktioner och direktiv

Vi på Tredje Sektorn rekommenderar starkt att ni inte anställer en projektledare, om det från projektägareorganisationen finns förväntningar på att denne projektledare sedan själv ska utföra allt arbete, sätta upp alla mål och så vidare. Vi har av egen, mångårig, erfarenhet sett att om projektägaren inte direkt ger tillräckligt tydliga direktiv och instruktioner till en projektledare är det vanligt att projektledaren istället efter en stund glider iväg utanför sitt projektområde. Så småningom tappar projektledaren tråden helt och hela projektet kan i slutändan gå förlorat. Det är därför oerhört viktigt att projektägaren faktiskt på förhand sätter upp projektets struktur och ändamål, och att detta ansvar inte läggs på en nyrekryterad projektledare.

Vid det tillfälle då en projektledare anställs ska det finnas tydliga målsättningar för dennes arbetsinsats, instruktioner och direktiv. Om detta inte finns på plats finns det risk att projektledaren i sin ovetskap istället tar sig an arbeten och uppgifter som denne egentligen inte ska vara involverad i överhuvudtaget. Tillslut kan det hela leda till att projektägaren står där halva tiden in i projektet och ingenting av värde har gjorts. Eller tvärtom upptäcker att en massa saker har gjorts, bara det att de inte har någonting alls med projektet att göra. Det är lätt att det hela går överstyr i en sådan situation, när projektledaren tillåts arbeta utifrån sina egna tolkningar av projektets ändamål och syfte. Helt plötsligt är det projektledaren som äger projektet istället, och den ursprungliga projektägarorganisationen står där med lång näsa.

Tredje Sektorns bästa tips gällande hanteringen av projektledare:

·      Projektägareorganisationen sätter på förhand upp tydliga och gedigna direktiv och instruktioner till projektledaren. Hur projektledaren ska arbeta, med vad och hur ofta denne ska ge återkopplingar och uppdateringar kring sitt arbete till er.

·      Gör en tydlig indelning mellan projektets olika grupper. Projektägareorganisationen/styrelsen arbetar strategiskt med att sätta upp rutiner, policys och ramverk för projektarbetet. Projektledaren och personalen i projektets arbetsgrupp(er) arbetar operativt med att faktiskt utföra det som ska utföras i projektet.

·      Utse en arbetsledare till projektledaren. En person som ska fungera som en slags mentor eller coach till projektledaren. Denne arbetsledare (troligen en representant från projektägarenorganisationen/styrelsen) hjälper och har tät, kontinuerlig, kontakt med projektledaren.

·      Tydliggör redan från start för projektledaren och all anställd personal i projektet att detta är något tillfälligt. Det vill säga, när projektet är slut kommer dessas anställning också att upphöra.

Lycka till med er organisering av projektet och rekrytering av projektledare! Hör gärna av er till oss på Tredje Sektorn om ni önskar ytterligare tips och råd. Vi erbjuder punktinsatser och stödfunktioner till alla sorters projekt, stora som små. För ytterligare information se vår hemsida eller kontakta oss.

Varma hälsningar,

Tredje Sektorn

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *