Det har hänt. Äntligen. Projektansökan blev av finansiären beviljad, er projektidé ska få bli verklighet! Pengarna kommer att rulla in alldeles strax och då är det bara att köra. Bästa tänkbara utgångsläge. Det återstår nu bara en fråga: HUR ska detta egentligen gå till?
Många ideella föreningar finner sig själva i denna situation då och då. Grönt ljus har äntligen slagits på för att få förverkliga den där toppenidén som ni har jobbat så hårt för. Egentligen borde det väl inte vara en sådan stor grej, ni har ju redan er projektplan. Det är väl bara att följa den? Eller? Mja. Riktigt så enkelt är det inte. Många föreningar och organisationer känner sig ofta lite vilsna i ett sådant här läge. Ni är inte ensamma om att känna er lite förvirrade och omskakade efter ett sådant besked, även om det var glädjande.
Vi på Tredje Sektorn får ofta frågor om hur man ska gå tillväga för att använda dessa pengar ”rätt”, likväl som frågor om vad vi kan göra för att hjälpa till. I den här artikeln tänkte vi därför djupdyka lite i ämnet och försöka reda ut begreppen samt guida er i olika steg som bör tas när ett projekt har blivit beviljat.
Det första ni bör tänka på är att påbörja något som vi kallar ”Etableringsfasen”. Här nedan följer etableringsfasens olika steg:
· Informera. Kommunikation är a och o under hela projektets gång. Meddela alla som ska vara medverkande i projektet (det vill säga styrgruppen, personal och samarbetsorganisationer osv) att nu har pengarna blivit beviljade och nu ska vi starta upp projektet. Detta är viktigt för att bygga upp och skapa en delaktighet hos alla inom projektet.
· Organisera. Ganska omgående bör projektägareorganisationen/styrgruppen/styrelsen, dvs de som ansvarar för projektet, sätta sig ned och diskutera hur detta projekt ska styras. Bygg upp de mest grundläggande rutinerna redan innan en projektledare har börjat. Kom överens om en övergripande projektstruktur och skriv ned denna. Vilka är de olika arbetsbeskrivningarna för projektets olika grupper, exempelvis arbetsgruppen, referensgruppen, projektmedarbetare osv. Vad vill ni att alla ska ha för typ av funktion? Vilka ska göra vad? Vad har alla olika roller för mandat att bestämma över i projektet? Ju snabbare en arbets- och befattningsbeskrivning finns på plats desto bättre. Det ska vara enkelt för utomstående att förstå hur organiseringen av ert projekt ser ut. Projektägaren är den som bestämmer hur det ska vara. Etablera också redan här en kontakt med projektets eventuella samarbetspartners. Det är viktigt att det även här är projektägaren/styrelsen som etablerar denna, eftersom det är de som är ytterst ansvariga för projektet.
· Sätt upp rutiner. Projektägaren/styrgrupp/styrelsen ska också ganska omgående sätta upp olika rutiner för projektet. Ekonomiska rutiner, kommunikationsrutiner, tidsplan och dokumentationsplan exempelvis.
– Ekonomiska rutiner: Ta fram ekonomiska instruktioner kopplade till projektet, det kan exempelvis vara hur man ska hantera utlägg och liknande i projektet. Det är viktigt att dessa tidigt finns nedskrivna och därmed kan fungera som riktlinjer/policys. De ekonomiska rutinerna finns till för att oklarheter inte ska uppstå. För att undvika att en projektledare exempelvis känner sig obekväm med, eller helt enkelt inte vet sitt mandat kring att fatta ekonomiska beslut. Detta kan orsaka mycket merarbete i ett projekt och är enkelt att undvika genom att tidigt ta fram dessa rutiner. Sanningen är att det ofta är just frågor kring ekonomi som tar mest tid i ett projekt. Vi råder er därför att tidigt ta fram dessa rutiner och kanske en liten ekonomi-handbok för projektledaren, för att på så sätt spara massor av er tid!
– Kommunikationsrutiner: Utforma en kommunikationsplan, innehållandes specifik information kring hur och till vem/vilka som projektet ska kommuniceras och när. Vilka förväntningar som kanske finns på kommunikationen från olika parter, och riktlinjer att förhålla er till. Denna kommunikationsplan är till för er internt i projektet och kan exempelvis bestå av information om hur ofta projektet ska avrapporteras till styrelsen, hur ofta och vad ska ni posta om projektet i sociala medier, hur ofta ni ska ha kontakt med samarbetspartners osv. Finns det något kommunikativt som ska produceras under projektet? Ska ni kanske ta fram en rapport som framöver ska delas med allmänheten? Planera in detta och skriv in i er kommunikationsplan. Skriv in och planera vad som ska göras i vilka månader i projektet.
– Sätt upp en tydlig tidsplan. Bestäm och notera vilket exakt datum som ni planerar att dra igång projektet. Det är inte ovanligt att det tar cirka tre månader från det att beskedet från finansiär kommer tills det att projektet dras igång. Bli inte stressade om det blir så i ert fall, det kan snarare vara till er fördel. Ta er tid och stressa inte med etableringsfasen, om den snarare får ta den tid den tar så blir ert projekt troligen bättre genomarbetat och välplanerat redan från start.
– Sätt också upp en dokumentationsplan. Detta är kanske den viktigaste rutinen av alla. Hur ska ni dokumentera att ni har utfört de aktiviteter och mål som ni ska utföra i projektet? På vilket sätt ska ni dokumentera det?
· Projektägaren bör också tidigt se över vad som kan förberedas inför projektet och hur det lättast förbereds. Har ni arbetsuppgifter eller aktiviteter i projektet som ska utföras av externa personer, påbörja redan nu att ta in olika offerter för dessa personers tjänster och skaffa er en överblick av kostnader för detta. Sätt er också ned med projektplanen och skriv en lättläst version av den. Försök att uteslutande fokusera på de mål, aktiviteter, tidsplan och budget som projektet har. Hur ska det göras? När ska det göras och hur mycket pengar finns det för att göra det? Försöka skapa en form av summering av projektet som sedan kan delas med andra. Lusläs också vad finansiärerna har för förväntningar och krav av detta projekt. Anteckna ned dem, det är ytterst viktigt att ni följer dessa.
Desto mer ni kan få förberett innan exempelvis projektledare och andra medarbetare anställs och sätts in i projektarbetet, desto bättre. Detta underlättar avsevärt för exempelvis projektledare och eventuella medarbetare att snabbt komma igång med sitt arbete samt få förståelse för projektet.
Hela etableringsfasen handlar om tydlighet, att skapa en struktur och en tydlig överblick över vad som ska göras i projektet. Låt detta få ta sin tid. Vid större projekt så rekommenderar vi att ni genomgår en ordentlig etableringsfas vid uppstart. Denna kan fortgå samtidigt som ni rekryterar exempelvis projektledare och liknande. Rutiner bör finnas på plats när dessa anställs, av den enkla anledningen att dessa så snabbt som möjligt ska kunna börja arbeta operativt.
Tredje Sektorn är specialister på att hjälpa till vid uppstart av olika projekt och på att få alla dessa ovanstående delar i etableringsfasen att fungera. Tveka därför inte att höra av er om några oklarheter eller frågor uppstår, vi finns till för att hjälpa er.
Varmaste lycka till!
/Tredje Sektorn
