Till många av de större projekten kräver ofta finansiären att projektägareorganisationen under projektet också ska samarbeta med andra aktörer. Detta kan det lätt uppstå förvirring kring. Hur avgör man vilka organisationer som är passande att samarbeta med? Hur många krävs? Och vad är det egentligen som samarbetsorganisationerna ska bidra med? Vi på Tredje Sektorn hjälper er reda ut!
Nedan är några av de vanligaste frågorna som kan uppstå gällande samarbetsorganisationer. Joakim Stålåker, grundare och VD för Tredje Sektorn, svarar:
Hur avgör vi vilka som är passande samarbeta med i vårt projekt? Vad ska vi tänka på när vi väljer?
“ När det kommer till att välja samarbetsorganisationer till sitt projekt rekommenderar jag att ni har följande två perspektiv i åtanke:
1. Delad problemformulering. Finns det några andra organisationer därute som kan tänkas dela den/de problemformulering(ar) som ni har ställt i ert projekt? Har någon annan organisation liknande problemformuleringar som de redan arbetar mot, eller skulle kunna tänkas önska se ett projekt som syftar besvara? Det vill säga, finns det en efterfrågan hos den eventuella samarbetsorganisationen på en lösning/kunskap/erfarenhet från ett projekt liknande det som ni vill driva? Kan den eventuella samarbetsorganisationen tänkas se någon fördel med att vara med och driva ett sådant här projekt?
2. Nytta. Finns det samarbetsorganisationer som kan vara till nytta för det här projektet som ni ska genomföra? Exempel kan vara att ni arbetar tillsammans med ett studieförbund av anledningen att de kan ta fram relevant utbildningsmaterial som behövs i erat projekt, eller sitter på stora nätverk som ni och ert projekt kan dra nytta av och så vidare. Ett annat exempel kan vara om ni är en organisation som annars kanske inte arbetar så mycket med eller mot målgruppen unga. I så fall kan en bra samarbetsorganisation för er vara någon organisation som kanske specifikt vänder sig till just unga.
Kort sagt, era samarbetsorganisationer ska komplettera ert projekt. Ni ska också kunna komplettera varandra, åt båda håll. Om ni i valet av lämpliga samarbetsorganisationer till ert projekt har dessa två perspektiv med er, har ni redan kommit en bra bit på väg. Kom ihåg också att ”nytta för projektet” kan vara i många olika dimensioner. Nytta kan vara att era samarbetsorganisationer har haft och drivit likande projekt tidigare, eller att de arbetar mer specifikt mot målgruppen som ni vill vända er till med ert projekt. “
Hur många samarbetsorganisationer krävs?
“ Detta beror helt på hur stort projektet är. Är det ett mindre projekt kanske det främst handlar mer om att man vill utöka sin ‘stab’ av människor som arbetar i projektet, att man helt enkelt bara önskar vara fler. Ju större ett projekt är, desto mer strategisk bör projektägareorganisationen vara i sina val av samarbeten. Ni bör sträva efter att projektet ska bli så kvalitativt som möjligt. Ha inte samarbetspartners bara för att, utan ha dem bara om de faktiskt kan tillföra något i ert projekt. “
Vad ska vara samarbetsorganisationernas roll i projektarbetet?
“ Först och främst är det viktigt att tydliggöra att en samarbetspart kan ha antingen en mindre eller en större roll i projektet. Deras arbete och operativa roll i projektet kan vara fördelat under bara ett av flera projektår eller, vid ettåriga projekt, bara en kortare tidsperiod under det projektåret. Det kan ibland också räcka med att samarbetsparterna ingår i en referensgrupp eller någon annan form av konstellation inom projektets organisering.
Samarbetsparternas roll i projektet är givetvis upp till er själva och er överenskommelse. Ibland kan det vara att samarbetsparten är med i projektet för att kunna dela med sig av sin expertis. Ibland kan det vara att samarbetsparten ska hjälpa till med spridningen av projektet, den så kallade långsiktiga effekten, eller kanske framtida implementering av projektets kunskaper i andra organisationer. Ibland kan deras roll vara att ta fram underlag till en viss undersökning som ska utföras i projektet. Det finns nog egentligen inga begräsningar eller specifika rekommendationer för exakt vad en samarbetspart ska arbeta med i projektet, eller vilken specifik roll de ska ha. Det viktiga är bara att ni på förhand, i alla projektets olika grupper, kommer överens. Ibland kan det räcka med att samarbetsorganisationen bara är intresserad av projektets resultat, spridning eller att kunna få ta del av dess kunskaper och erfarenheter. “
Vilket arbete är det rimligt att vi förväntar oss av våra samarbetsorganisationer? Vad krävs av dem?
“ Jag tror att det här med krav och förväntningar till stor del bör hanteras på liknande sätt som när man bygger upp en ömsesidig relation. Något som ska vårdas och bevaras under en längre tid, säg hela projektets gång. Dialogen om vad som förväntas göras av vem och hur behöver vara någonting som återkommer. Något löpande. I många organisationer byts förtroendevalda och olika ledarfigurer ut med jämna mellanrum, så när det kommer till förväntningar rekommenderar jag att ni har en löpande dialog under hela projektets gång. Projektägare och samarbetsparter bör hålla kontakt och med jämna mellanrum föra denna dialog. Projektägaren ska få en förståelse kring hur mycket samarbetspartnern själv vill gå in och arbeta i detta projekt. Sedan ska projektägaren också vara medveten om att alla samarbetsorganisationer har olika möjlighet till olika mycket engagemang. Vissa har mer tid och vissa har mindre.
I alla former av samarbeten så är just förväntningarna och kraven en oundviklig del, precis som i vilken relation som helst. Bestäm samarbetsparternas roller och arbetsbörda på förhand om ni vill, men ha också en förståelse för att projektet är rörligt och föränderligt. För därför också en löpande en dialog under hela projektets gång och var öppna för dessa förändringar. Bara för att något är bestämt på förhand så behöver ni inte bli låsta till det. Behandla samarbetsparterna som en del i projektet. Vill ni se ett ökat engagemang så säkerställ att alla projektparter känner sig delaktiga! Det är tyvärr vanligt att projektägare vid ett beviljat projekt endast kör på med sin egen sak, gör allt arbete i projektet själv och först i efterhand – när projektet kanske är avslutat eller i sin avslutande fas – informerar sina samarbetsorganisationer om hur allt har gått till och vad som har åstadkommits. På så sätt faller den ömsesidiga förståelsen som är så viktig, och samarbetsorganisationerna kommer troligen inte att vara särskilt nöjda. “
Hur ska samarbetet gå till rent praktiskt?
“ Ett projekt består som bekant av olika faser.
1. Etableringsfasen: Involvera redan från början samarbetsorganisationerna i denna process. Utveckla och formalisera tillsammans hur ni ska samarbeta i det här projektet. Låt detta få ta tid! Det kan inte understrykas nog många gånger. Påbörja sedan dessa samarbetsformer i god tid. Dessa ska sedan ha rum att kunna vidareutvecklas och frodas med alla som är med i projektarbetet under projektets gång. Jag vet av erfarenhet att om man ägnar detta lite tid och låter alla få vara med i denna fas, så går också hela projektet och allt arbete med det bättre.
2. Genomförande-fasen: Här handlar det om att det ska finnas tydliga instruktioner kring vad varje samarbetspart ska ägna sig åt eller åstadkomma under projektets gång. Exempelvis hur många möten som ska hållas, med vilka och när och så vidare. Det ska finnas en plan för detta på plats som ni hela tiden kan återkomma till. Oavsett om projektet är stort eller litet handlar det om att hela tiden hålla kontinuerliga uppföljningar och möten med alla samarbetsparter. Detta för att de hela tiden ska kunna följa och ha insyn i projektet. Beroende på hur stort och omfattande projektet är kan dessa möten och uppföljningar hållas exempelvis varje halvår eller varje månad. Detta bestämmer ni själva vad som är rimligt.
3. Avslutande fasen: Här kommer det främst handla om att kommunicera och dela med sig av projektets erfarenheter, resultat och kunskaper till samarbetsorganisationerna. De ska förutsättningslöst få ta del av detta, samt få vara delaktiga i både slutrapporteringen och utvärderingen av projektet. Beroende på vad ni har kommit överens om att samarbetsorganisationens roll i detta projekt är, kan det nu också handla om att samarbetsorganisationen får kliva fram och mer operativt börja arbeta med/för att bidra med sin del. Exempelvis för att implementera och sprida detta till andra organisationer och verksamheter. “
Att skriva en tydlig och välarbetad slutrapport av projektet är någonting som vi starkt rekommenderar er att göra. Ett av de områden som vi på Tredje Sektorn specialiserar oss inom är just att hjälpa ideella organisationer att skriva professionella slutrapporter och utvärderingar till deras projekt. Läs mer på vår hemsida om vad vi kan göra för just er och tveka inte att kontakta oss om ni önskar hjälp, råd eller stöd.
Vänligen,
Joakim Stålåker och Tredje Sektorn.
