Att arbeta med och driva ett projekt blir alltmer vanligt inom den ideella sektorn. Många finansiärer ställer sig också positiva till att ideella föreningar och organisationer arbetar på detta sätt. De uppskattar att arbetet mot en specifik fråga enbart bedrivs under en viss avgränsad tidsperiod, istället för att det bedrivs inom ordinarie verksamhet och utan begränsad tidsperiod. Finansiären ser ett större värde i detta och tenderar att bidra med mer pengar för att stötta arbete som drivs i sådana former.
Det är alltså mycket mer fördelaktigt att som en ideell förening eller organisation arbeta i projektform. Att starta upp och genomföra ett projekt är dock omfattande och det finns ont om tydlig information kring hur det hela egentligen ska gå till. Vi på Tredje Sektorn är därför glada att nu kunna presentera en artikelserie om fyra delar som informerar och besvarar många frågor gällande just projekt och arbetets olika faser!
Välkommen till del 3 – Genomförandefasen.
Genomförandet av projektet är den process som innebär att ni ska gå från beskrivning till aktion. Den projektplan som ni har tagit fram under de två föregående faserna, initieringsfasen och etableringsfasen, ska nu genomföras. Att genomföra projektplanen innebär att organisera era resurser inom projektet, hålla regelbundna möten, kommunicera, producera vad som ska produceras under projektet och leverera resultat.
Genomförandefasen av projektet är ofta den fas som tar allra längst tid att klara av, då det handlar om att göra färdigt allt det arbete som har definierats i projektplaneringen. Det hela börjar med en officiell uppstart av projektet.
Starta upp:
Projektet startas upp genom att detaljplaner tas fram för projektet och en konkret projektkonstruktion presenteras för både projektmedarbetare, samarbetsorganisationer, finansiärer och intressenter. Se över er projektplan och projektets budget för att kunna godkänna dessa. Dubbelkolla igen vilka kostnader som kommer att finnas inom projektet samt hur ni ska gå tillväga under projektets gång för att kontrollera utgifterna. Genom att i förväg på få koll på era utgifter, kan ni kontrollera att de ryms inom er budget och försäkra er om att ni kommer ha råd med allt.
Det är också under uppstarten som de personer som är involverade i projektarbetet får sina arbetsbeskrivningar och områden över vilka de ansvarar under projektets gång. Rekryteringsprocesser för projektledare och andra eventuella medarbetare har redan dragits igång i god tid i förväg och dessa anställs nu så snart som möjligt.
Om projektledaren:
Projektledaren är kanske den mest självklara personen som tidigt måste finnas på plats i ett projekt. Denne har några mycket viktiga uppgifter under projektets genomförandefas, nämligen ansvaret för att driva projektet, uträtta det hen har planerat uträtta enligt projektplanen samt representera arbetet i projektet.
Att projektledaren kan föra ett gott ledarskap är givetvis viktigt, dock är det inte enbart de formella och de tekniska bitarna som ska fungera väl. Hos en bra projektledare ser vi också gärna en hög social och emotionell kompetens. En socialt kompetent projektledare kan vara avgörande för huruvida en projektgrupp upplever sammanhållning och slutför sitt arbete inom projektet med gott resultat eller inte. Försök därför hitta en projektledare som inte bara besitter rätt teknisk kompetens, utan som också har självinsikt och en god social förmåga. För att kunna leda en projektgrupp är det viktigt att ha en förståelse för sin egen förmåga och funktionssätt. Projektledaren måste kunna vara flexibel och ödmjuk i sitt arbete, likväl som lyhörd och följsam.
Steg för steg:
Lägg upp ert arbete i projektet steg för steg och följ projektprocesserna. Genomförandet av ett projekt handlar alltid om att arbeta stegvis, det är omöjligt att göra allt på samma gång. När ni sedan har uppnått och avklarat ett steg, fira det och skapa på så sätt en positiv stämning och känsla av laganda i projektorganisationen!
Ha genomgående målen i åtanke under projektets genomförande och sträva hela tiden efter att uppnå dem. Projektet kan ibland kännas oklart, diffust och målen kan uppfattas vara långt borta. Särskilt i början av ett projekt. Vid övergången från koncept till faktiskt utförande kan det vara svårt att visualisera ett slutresultat. Detta kan ni motverka genom att redan från start ha tydligt definierade projektmål och arbetsmoment. När tydliga målsättningar finns kommer också arbetet för att uppnå dem kännas mer konkret. Stanna med jämna mellanrum upp och begrunda era målsättningar. Vid de tillfällen teamet eller delar av det känner sig vilse är det skönt att veta att ni har bestämda riktningar att arbeta mot.
För att projektet sedan kan kunna uppnå målen krävs både en väl genomtänkt projektplan, ordentlig projekthantering samt kompetenta, operativa arbetsgrupper inom projektet. Lägg där till också strategiskt valda tillvägagångssätt samt ett lämpligt och gott ledarskap, så är ni på god väg att ro hem det här.
Projektgrupperna
Sätt ihop en projektgrupp utifrån både tekniska-, sociala-, kompetens- och samarbetsmässiga-parametrar. En välfungerande projektgrupp ska bidra till att operativt driva arbetet framåt, utföra sina uppgifter och definiera lämpliga strategier för att kunna utföra det så effektivt och med så gott resultat som möjligt. En projektgrupp ska också kunna göra de anpassningar som krävs och vara flexibla för att optimera arbetet.
Projektledaren har också fordringar på sig att vara anpassningsbar. I de fall det krävs ska projektledaren utan problem kunna justera sin egen vision och vara flexibel efter projektgruppens önskemål. Detta för att kunna uppnå konsensus i projektets genomförande.
En välfungerande projektgrupp handlar alltså inte enbart om projektgruppen som sådan och dess sammansättning. Framförallt handlar det om huruvida projektgruppen och projektledaren kan samarbeta.
Var flexibla
Alla projekt är unika. Att alla deltagare i projektorganisationen är flexibla och öppna för förändringar och anpassningar är därför en förutsättning för att kunna genomföra projektet. Var flexibla i både era föreställningar kring projektet, era roller och olika arbetsinsatser. Projektet och era arbetsinsatser ska kunna korrigeras och anpassas utefter oförutsedda händelser, både gällande prioriteringar, arbetssätt, angrepp och lösningar.
Rapportera:
Projektet ska också rapporteras och återkopplas regelbundet. Under projektets gång kan också delleveranser vara bra att göra, ibland kan det till och med finnas krav på att delleveranser med jämna mellanrum överlämnas till olika intressenter.
Alla projektets medarbetare behöver regelbundet rapportera hur deras arbete går. Det är brukligt att projektgrupperna (arbetsgruppen och/eller referensgruppen) främst rapporterar till projektledaren och att projektledaren sedan i sin tur rapporterar till projektägaren/styrgruppen. Denna rapportering och återkoppling görs för att hela tiden säkerställa att projektet genomförs enligt plan, att inga hinder eller problem uppstår samt för att se till att projektet går i rätt riktning mot att uppnå sina mål. Därtill återkopplas det också för att säkerställa kvaliteten på projektet.
Många projektfinansiärer begär delrapporter. En delrapport brukar bestå av redogörelser för hur projektet går. Det kan handla om vad som hittills har utförts i projektet, om tidsplanen följs, om något har avvikit från ursprunglig plan, huruvida projektet är på god väg att uppnå sitt syfte och mål eller inte, och så vidare.
Det är viktigt att rapportera om och meddela alla parter om förändringar eller avvikelser sker under projektet. Förändringar kan vara både planerade och ofrivilliga. Om de är planerade sker förändringarna oftast för att gynna projektet på något vis, om de är ofrivilliga kan de innebära att problem eller potentiella risker har uppstått i projektet. I de allra flesta fall behöver förändringar inte innebära någonting negativt, de innebär oftast bara att projektet har fått nya förutsättningar. I nästan alla fall går det att anpassa och justera projektet efter dessa så att projektet fortfarande kan fullföljas.
Möten:
För att kontinuerligt följa projektets framsteg bör möten hållas regelbundet. Olika typer av möten hålls i olika syften. Till stor del handlar det om att kontinuerligt hålla alla i projektorganisationen uppdaterade om vad som pågår i projektet.
Ni kan hålla möten för att diskutera projektet och hur dess olika processer går. Status på projektet, åtgärder, kommande aktiviteter m.m. Möten kan också hållas för att utvärdera genomfört arbete, diskutera strategier för hur kommande arbete ska gå till, i syfte att etablera avtal, dokumentera handlingar, identifiera och hantera eventuella risker och problem.
Ni kan också hålla möten med fokus på exempelvis arbetsmiljö, hur projektledare och medarbetare trivs i sina olika projektgrupper samt hur kommunikationen mellan projektets olika parter fungerar. Säkerställ att alla i teamet känner sig inkluderade och har samma inblick i projektet, hur det går och kommer fortskrida. Det är även på möten som återkoppling om sådant som tidigare har diskuterats gällande projektet sker.
Exempel på möten under ett projekt:
- Informationsmöten – för att sprida och inhämta information
- Arbetsmöte – för att lösa ett problem eller för att arbeta med en uppgift
- Beslutsmöte – för att fatta och dokumentera beslut
- Förhandlingsmöte – för att nå en uppgörelse
- Granskande möte – för att säkerställa kvalitén på projektet
Kommunikation:
Vid det här laget vet ni att kommunikation är någonting som är jätteviktigt och som bör ske kontinuerligt. Både internt inom projektorganisationen, dess olika projektgrupper, till samarbetsorganisationer och till utomstående aktörer som finansiär och andra intressenter.
Det är genom kommunikationen som ni håller alla parter uppdaterade om vad som händer. Kommunikationen är också det grundläggande för att alla parter ska känna sig involverade i projektet och själva få möjlighet till att komma med input såväl som önskemål och återkoppling regelbundet.
Slutskedet:
När projektet börjar närma sig sitt slutskede kan det vara bra att kontrollera det. Kanske kan ni låta en testgrupp eller någon liknande konstellation få ta del av det som projektet har skapat/resulterat i/förändrat för att se hur de upplever det? På så sätt kan kvaliteten på projektet mätas och ni får en indikation på hur projektets resultat kommer att mottagas av er målgrupp.
De kontinuerliga återkopplingarna och utvärderingarna samlas nu ihop och börjar förberedas inför att under nästa fas, den avslutande fasen, sammanställas. Börja knyt ihop lösa trådar i projektet, om sådana finns. Var noggranna med att alla utvärderingar, delrapporter och återkopplingar för projektets genomförande samlas in. Härnäst ska vi börja arbeta samman allting och avsluta projektet. Mer om det i nästa del.
Lycka till med er genomförandefas!
Tveka inte att kontakta oss på Tredje Sektorn om ni önskar ytterligare tips och råd, eller vill ha hjälp med att olika delar av genomförandet. Vi erbjuder punktinsatser och stödfunktioner till ideella organisationer under alla faser och steg av ett projekt. Läs mer på vår hemsida eller kontakta oss!
Varma hälsningar,
Tredje Sektorn.
