Hur viktigt är egentligen det skriftliga i ett projekt, när projektet väl har blivit beviljat? När ni väl har fått klartecken för att få dra igång, är det väl egentligen bara att köra på? Nja, riktigt så enkelt är det inte. Det skriftliga under projektets framfart är av större vikt än vad de flesta vet om.
Att en projektansökan och en projektplan behöver skrivas på förhand är de flesta redan medvetna om. Dessa är själva grunden i projektet och projektidén, beskrivningar av vad ni vill utföra. När ert projekt sedan har blivit beviljat är det mycket riktigt grönt ljus för att köra igång. Men det finns en del saker som kan vara bra att ha i åtanke här.
I tidigare artiklar har Tredje Sektorn berättat om vad de första stegen i uppstarten av ett projekt innebär. Om projektets olika faser och att rutiner för både kommunikation, dokumentation, ekonomi och en tidsplan behöver komma på plats snarast möjligt. I den här artikeln tänkte vi djupdyka lite mer i just dessa skriftliga rutiner och hur de ska tas fram.
Kommunikation, dokumentation och spridning. Dessa tre ord är a och o i ett projekt. Sätt er ned i projektägareorganisationen så snart som möjligt efter att ett positivt besked från finansiären har kommit och sätt upp planer för dessa.
Kommunikation
I ett projekt behöver ni inte ha en lika avancerad kommunikationsplan som till exempel företag och hela organisationer behöver. Det viktigaste här är att ni sätter upp rutiner för vem, vad, när och hur. Vem ska kommunicera vad till vem? När/hur ofta ska denne kommunicera detta till den andre? Hur ska kommunikationen gå till? Vad ska kommuniceras internt och vad ska kommuniceras externt?
Sätt er ned tillsammans och kom överens om detta. Det kan exempelvis handla om att projektledaren varje vecka ska kommunicera med en representant från projektägarorganisationen om hur arbetet går.
Gällande intern och extern kommunikation bör ni här komma överens om vad av projektet som ska kommuniceras ut till allmänheten och andra utomstående parter. Den interna kommunikationen gäller vad ni, internt, ska kommunicera med varandra inom projektet. Det vill säga vad som ska kommuniceras projektets arbetsgrupper emellan, med er målgrupp och med era samarbetsorganisationer.
Att ni sätter upp en gemensam plan för all kommunikation i projektet är väldigt viktigt. Kommunikationen är en så pass central del i ett projekt och arbetet med det, att det inte skulle kunna gå att genomföra utan. Ett projekt kan rent krasst inte existera utan kommunikation och strategier för denna.
Dokumentation
De flesta projekt behöver redan i ansökan och projektplanen visa upp en strategi för hur dokumentationen ska gå till under projektets gång. Dokumentation är ett brett begrepp och kan innebära en massa olika saker. Främst är dokumentation ett viktigt redskap i kvalitets-, säkerhets-, uppföljnings- och utvärderingsarbetet.
Dokumentation behöver heller inte enbart ske skriftligen. Dokumentation kan också vara i form av foton, filmer eller klipp, samt poster på internet och i sociala medier. I detta sammanhang och i denna artikel har vi dock medvetet valt att fokusera enbart på dokumentation i skriftlig form, eftersom det i sammanhanget av ideella projekt och organisationer är det som är mest relevant.
Syftet med att föra en noggrann dokumentation under ett projekt är att bidra till att projektet ska hålla en god kvalitet hela vägen och uppnå sitt/sina ändamål. I dokumentationen tydliggörs också den enskildes behov, om denne behöver någon hjälp eller stöd i sitt arbete. Dokumentationen kan också ge den enskilde och övriga projektmedarbetare möjlighet till insyn i varandras arbeten samt bidra till delaktighet i varandras olika processer. Den är också ett underlag vid tillsyn och kontroll om övriga projektmedarbetare behöver ingripa med något, innan det uppstår en situation med misstag som är oåterkalleliga.
En typ av dokumentation kan vara den personliga, det vill säga att man för en slags loggbok dagligen. I denna loggbok skrivs tankar och känslor gällande projektet ned. En annan typ av dokumentation kan vara den officiella, det vill säga att det skrivs en eller flera rapporter om projektets framfart eller resultat. Att ta fram en eller flera rapporter om projektets kunskaper, erfarenheter och resultat kan också vara ett av projektets mål eller aktiviteter.
All form av dokumentation är bra. Bättre för mycket dokumentation än för lite. Detta är inte bara viktigt för och underlättar arbetet med projektet, det är ofta också viktigt för både era samarbetsorganisationer och finansiärer.
Sätt tidigt upp en tydlig plan och rutin för er dokumentation. Skriv ned en liten dokumentationsplan där ni exempelvis bestämmer hur projektledaren, projektets arbetsgrupp, referensgrupp, styrgrupp och eventuella medarbetare ska dokumentera sitt arbete. Det kan vara i form av skriftliga anteckningar, loggböcker, mindre rapporter och utvärderingar.
Dokumentation är liksom kommunikation en vital del för projektet. Det är ett sätt att följa, utveckla och utvärdera projektets verksamhet.
Spridning
Sist men inte minst kommer spridningen av projektet. Här vill finansiärer för projekt nästintill alltid se att det finns en plan för hur ni ska sprida projektets kunskaper och erfarenheter. Detta kan göras på många olika sätt. Ett exempel kan vara att ni ska arbeta för att implementera detta projekts kunskaper i antingen er egen ordinarie verksamhet eller i andra organisationers verksamhet. Ett annat kan vara att tillverka material som kan spridas. Hemsidor, rapporter och eller andra kommunikationskanaler.
För återigen så handlar detta om kommunikation. En god idé kan vara att redan i förarbetet till projektet, eller i projektets kommunikationsplan, också ta fram strategier för spridningen av det när det hela är avslutat. Fundera över olika målgrupper som kan vara intressanta för er att nå med detta projekts resultat och kunskaper. Anteckna och fundera därefter hur ni bäst kan nå dessa. Vem eller vilka av er som arbetar i projektet ska ansvara för spridning och till vilka målgrupper? Och på vilket sätt ska detta gå till, i vilka kanaler?
Lägg upp en tydlig strategi och analysera. Skriv gärna också ned några rader om detta redan i er ansökan och i er projektplan för att tydliggöra för finansiären att ni har tänkt igenom detta. För större finansiärer som exempelvis Allmänna Arvsfonden är detta ofta viktigt.
Känns det krångligt? Skulle ni vilja ha hjälp med de skriftliga och de kommunikativa bitarna inför eller i ert projekt? Hör i så fall mer än gärna av er till oss på Tredje Sektorn. Vi har en utbildad kommunikatör som är specialiserad på just dessa delar och mycket mer. Vi kan erbjuda kommunikativa punktinsatser helt anpassade utefter er budget och ert behov!
Väl mött,
Tredje Sektorn
