Att arbeta med och driva ett projekt blir alltmer vanligt inom den ideella sektorn. Många finansiärer ställer sig också positiva till att ideella föreningar och organisationer arbetar på detta sätt. De uppskattar att arbetet mot en specifik fråga enbart bedrivs under en viss avgränsad tidsperiod, istället för att det bedrivs inom ordinarie verksamhet och utan begränsad tidsperiod. Finansiären ser ett större värde i detta och tenderar att bidra med mer pengar för att stötta arbete som drivs i sådana former.
Det är alltså mycket mer fördelaktigt att som en ideell förening eller organisation arbeta i projektform. Att starta upp och genomföra ett projekt är dock omfattande och det finns ont om tydlig information kring hur det hela egentligen ska gå till. Vi på Tredje Sektorn är därför glada att nu kunna presentera en artikelserie om fyra delar som informerar och besvarar många frågor gällande just projekt och arbetets olika faser!
Välkommen till del 2 – Etableringsfasen.
Projektet är initierat, ni har fått er projektansökan godkänd och beviljad av finansiären. Nu är det dags att på allvar dra igång det här! Detta andra steg kallas för etableringsfasen, det vill säga det är här ni samlar er i projektorganisationen och börjar etablera ert projekt.
Projektplan
Under initieringsfasen påbörjade ni en tankeverksamhet kring projektets bakgrund, syfte och mål. Nu när ni befinner er i etableringsfasen kan ni med fördel använda er av detta påbörjade material och sammanställa det i en ordentlig beskrivning av er projektidé: en projektplan.
En projektplan består vanligtvis av en bakgrund till projektet, problemformuleringar, syfte, en beskrivning av tänkt målgrupp, mål som ni vill uppnå i projektet, metoder för hur ni ska uppnå dessa mål, aktiviteter, tidsplan, en översikt av projektets organisering, redogörelse för projektets samarbetsorganisationer, avgränsningar, kalkyl över projektets budget, en plan för spridning, fortlevnad och redogörelse för de långsiktiga effekter som ni hoppas kunna se av projektet. Sist av allt brukar också en sammanfattning av projektplanen skrivas och sättas längst fram i planen.
Att skriva en projektplan är ett omfattande och tidskrävande arbete. Projektplanen ska innehålla många delar och det är viktigt att alla delar finns med för att ni ska kunna presentera en gedigen beskrivning och plan. Låt detta få ta den tid det tar, för faktum är att utan en ordentlig och konkret projektplan så har ni egentligen inget projekt.
Organisering
När projektplanen sedan är utformad och ni är nöjda med den är det dags att börja samla er i projektets organisation. Meddela alla som ska vara medverkande i projektet att nu är det dags.
Ganska omgående bör också de som från början kom med idén till projektet, de som så att säga äger projektet – projektägaren – sätta sig ned och diskutera hur projektet ska styras. Hur ska ni egentligen organisera er? Vilka är de olika arbetsbeskrivningarna för projektorganisationens olika grupper – har ni exempelvis en arbetsgrupp, referensgrupp och projektmedarbetare? Vad vill ni att dessa olika grupper ska ha för typ av funktion? Vilka ska göra vad? Kom överens och skriv ned. Det ska vara enkelt för utomstående att förstå hur organiseringen av ert projekt ser ut.
Rutiner
Härnäst behöver några grundläggande rutiner utformas och skrivas ned inom projektorganisationen. Det handlar om rutiner för ekonomin, en tidsplan, en dokumentationsplan och rutiner för kommunikation. Projektägaren och styrgruppen i projektet är de som ska ta fram dessa.
De ekonomiska rutinerna som exempelvis hur man ska hantera utlägg och liknande i projektet, finns till för att oklarheter kring hur pengarna ska hanteras inte ska uppstå. För att undvika att en projektledare exempelvis känner sig obekväm med, eller helt enkelt inte vet sitt mandat kring att fatta ekonomiska beslut. Detta kan orsaka mycket merarbete i ett projekt och är enkelt att undvika genom att tidigt ta fram dessa rutiner.
I er tidsplan bestämmer ni och bokar in olika viktiga datum i projektet. Exakta datum när ni planerar att göra olika insatser eller liknande. Se denna tidsplan lite som projektets schema och följ det noggrant.
Dokumentationsplanen är en plan för hur ska ni dokumentera allt som ni utför i projektet. En plan för dokumentation av att ni faktiskt har utfört det som ni på förhand har sagt att ni ska utföra i projektet. Detta är en viktig plan att ha nedskriven. Att noggrant dokumentera allt som utförs i projektet är a och o. Dels för att ni ska kunna följa projektet under dess framfart, hur det går, se resultat och effekter, dels för att framöver också kunna sprida projektets kunskaper och erfarenheter.
Kommunikationsrutinerna är vad det låter som; rutiner för hur ni ska hantera kommunikationen i projektet. Utforma en kommunikationsplan, innehållandes specifik information kring hur och till vem/vilka som projektet ska kommuniceras och när. Vilka förväntningar som kanske finns på kommunikation från olika parter, och riktlinjer att förhålla er till. Kommunikationsplanen består alltså av information och riktlinjer för hur ofta projektorganisationens olika arbetsgrupper ska rapportera hur deras arbete går till styrelsen. Därtill kan ni också i kommunikationsplanen beskriva hur ofta och vad ska ni posta om projektet i sociala medier, analysera era målgrupper, hur ofta ni ska ha kontakt med samarbetspartners osv.
En kommunikationsplan kan vara olika grader avancerad. För att ta fram en professionell och avancerad kommunikationsplan bör en utbildad kommunikatör hyras in. Om ni önskar stöd och hjälp med att producera en professionell kommunikationsplan innehållandes mer avancerade strategier, kontakta oss. Vi på Tredje Sektorn har en kommunikatör som vi kan låna ut på konsultbasis för kortare punktinsatser eller för en längre tid, skräddarsytt efter era egna önskemål och budget. Läs med här: https://tredjesektorn.se/tredje-sektorn/ny-lansering-kommunikationspaket/
Förberedelser
Se också tidigt över vad ni kan förbereda inför projektet och hur det enklast förbereds. Är det kanske något arbete inom projektet som ska utföras av externa personer? Påbörja i sådant fall att ta in offerter för dessa personer och deras tjänster redan nu. Skaffa er så mycket överblickar av olika kostnader i projektet som möjligt och börja budgetera för dessa i god tid. Gå hela tiden tillbaka till och kontrollera i er projektplan. Vad är det egentligen som ska göras, hur ska det göras och när? Hur mycket pengar krävs för att genomföra det? Överblicka, förenkla, beräkna och summera. Desto mer ni kan förbereda redan nu, desto bättre.
Lycka till!
Tveka inte att kontakta oss på Tredje Sektorn om ni önskar ytterligare stöd och hjälp under etableringsfasen. Vi arbetar för att vara en helhetslösning för ideella organisationer.
Varma hälsningar,
Tredje Sektorn
