Lite kort om vad en kommunikationsinsats är
En kommunikationsinsats är vad som görs i samband med att en organisation vill kommunicera ut någonting. Ett budskap som man önskar sända ut med målet att mottagaren ska ta till sig informationen, förstå den och kanske reagera på den på något vis. Enkelt sagt; man vill säga något, kommunicera något och det gör man i form av en insats.
Budskapet kan sändas ut på olika vis. Det kan exempelvis vara via en hemsida, en broschyr, en artikel, ett pressmeddelande eller kanske över sociala medier. Beroende på vilken kanal man väljer att kommunicera i, bygger man kommunikationsinsatsen på olika sätt. Man skulle kunna säga att den kommunikationskanal, det kommunikationssätt som väljs, är vad som styr hur kommunikationsinsatsen ska ske.
En kommunikationsinsats bör planeras väl innan den genomförs. Det brukar kallas att man gör en kommunikationsplan. Så till varje kommunikationsinsats bör en kommunikationsplan finnas. I kommunikationsplanen framgår vad det är som ska kommuniceras (det vill säga budskapet), genom vilka kanaler, när i tiden och till vem det ska kommuniceras. Mål för kommunikationsinsatsen sätts upp, målgrupper definieras, strategier och kanaler väljs, en kort omvärlds/nulägesanalys kan göras och en plan för utvärdering av insatsen skrivs ned.
Vanliga behov gällande kommunikation
Det är vanligt att vi på Tredje Sektorn blir kontaktade av våra kunder – olika ideella organisationer – för att hjälpa dem med olika kommunikationsinsatser eller annat rörande deras kommunikation överlag.
De vanligaste insatserna gällande kommunikation som kunder brukar efterfråga vår hjälp med är följande:
- Se över nuvarande kommunikationspolicy eller ta fram en helt ny
För att kunna hjälpa en organisation med deras kommunikation behöver vi få grepp om hur varje enskild organisation fungerar och vanligtvis kommunicerar. Det kan vi få genom att få ta del av organisationens kommunikationspolicy. En kommunikationspolicy är, precis som det låter, en policy eller ett styrdokument som beskriver hur organisationens kommunikations ska se ut, både internt och externt. Det är själva grundstenen för hur kommunikationen ska se ut. I kommunikationspolicyn framgår syftet med organisationens kommunikation, övergripande kommunikationsmål, målgrupper, behovsanalyser, strategier, kanaler med mera.
Om det inte på förhand finns någon kommunikationspolicy eller liknande styrdokument för kommunikation, kan Tredje Sektorn hjälpa er att ta fram en. Det är nästan att föredra att Tredje Sektorn tar fram en helt ny eller kompletterar er kommunikationspolicy, eftersom det underlättar för oss att hjälpa er med övrigt kommunikationsarbete framöver. Genom att få se eller arbeta fram en ny kommunikationspolicy åt er, får vi ett helhetsgrepp och en tydlig bild över hur er kommunikation ser ut och fungerar idag.
- Lägga upp ett schema för kommunikationsinsatser över ett år
Genom att ta fram ett schema för årets kommunikationsinsatser kan kommunikationsarbetet underlättas. Det kan också vara skönt att få en slags överblick. I schemat för kommunikationsinsatser skrivs alla insatser in, liksom varje insats mål, budskap, kanal, målgrupp och tid. Därtill kan också status för kommunikationsinsatsen skrivas in samt vem/vilka som är ansvarige för att utföra insatsen.
- Redaktionellt arbete som artiklar, personporträtt, intervjuer, debattartiklar m.m
Vanliga kommunikationsinsatser är artiklar, personporträtt, intervjuer, debattartiklar med mera. Sådana traditionella, mer omfattande skriftliga arbeten som kräver lite mer brukar kallas för redaktionellt arbete. På Tredje Sektorn kopplar vi in en utbildad journalist för sådana insatser, för att säkerställa att vi kan leverera professionellt material till våra kunder.
- Pressmeddelanden
Annat redaktionellt arbete är att skriva pressmeddelanden. Detta är också en vanlig kommunikationsinsats som klart och tydligt kommunicerar budskapet. Även vid produktion av pressmeddelande brukar Tredje Sektorn koppla in en utbildad journalist, alternativt en erfaren kommunikatör.
- Tryckt material ex. broschyrer och affischer
Att skicka ut tryckt material som broschyrer, flyers och/eller guider är också vanligt i samband med en kommunikationsinsats. I exempelvis en broschyr är det enkelt att förmedla budskapet på ett lite mer informativt och beskrivande sätt.
- Sociala medier och digitala kampanjer
Sociala medier är ett kraftfullt verktyg för kommunikation. Du når ut till väldigt många med en förhållandevis liten ansträngning. Framförallt är det väldigt enkelt. Därför är det idag populärt och väldigt vanligt förekommande att kommunicera via egna sociala medie-kanaler. Det är nästan ett måste att finnas och föra en kontinuerlig kommunikation på sociala medier idag, för att ens “existera” som organisation.
Tredje Sektorn får ofta frågan om att skapa innehåll till våra kunders sociala medier. Det gör vi gärna och brukar kunna producera innehåll för cirka ett år i taget, beroende på hur ofta kunden vill publicera. Vanligast är mellan 1 – 2 inlägg i veckan, vilket totalt blir ungefär 70 – 100 inlägg totalt.
I samband med att det är något särskilt som händer, det vill säga en särskild kommunikationsinsats, brukar vi skapa en digital kampanj på sociala medier. En digital kampanj innebär att en handfull inlägg till sociala medier tas fram som alla följer ett och samma tema. Temat väljer kunden själv, men det brukar vara givet vad den digitala kampanjen ska handla om. Tredje Sektorn hjälper sedan till att ta fram inläggen till kampanjen samt lägga upp en plan för publiceringen.
Behöver ni hjälp med något rörande er organisationskommunikation? Kontakta oss här redan idag.
