Inom Tredje Sektorn arbetar vi processinriktat för våra kunder. Ett processinriktat arbetssätt innebär att stödet som ges och metoderna som användas i det bygger på ett beslut, en idé eller en verksamhet som tillåts växa fram steg för steg. Det handlar om att gå från ord till handling och att bygga arbetssättet utifrån de åsikter och beslut som framkommer efter vägen. Ingen vet på förhand exakt vad resultatet blir.
Ett följsamt och lyhört arbetssätt
Att arbeta processinriktat är enligt oss på Tredje Sektorn det mest effektiva arbetssättet. Inom många andra företag organiserar man arbetet utifrån kompetensområden eller funktioner och många medarbetare får därmed en dålig överblick över helheten. Hur arbetet går, bakslag eller framsteg inom de egna kompetensområdena framgår inte särskilt tydligt och bidrar heller inte till helhetens bästa. Arbetet inom de olika kompetensområdena blir som enskilda, isolerade öar och synliggörs helt enkelt inte hela vägen ut till kundorganisationen.
Teamet inom Tredje Sektorn arbetar snarare alla utifrån olika funktioner, det vill säga sina egna specialistområden, med flödet som är kopplat till ett speciellt uppdrag eller en specifik kundorganisation. Effekten blir ett optimerat arbetsflöde istället för att olika personer inom olika isolerade kompetensområden i teamet ska fastna i enskilda processer och inte komma framåt.
Att arbeta processinriktat förutsätter att man har en aktiv arbetsgrupp som tar till sig det önskade målet genom att tillsammans ta ställning i olika frågor. Hela teamet möts regelbundet och samtalar om uppdragen, hur de fortlöper, om några problem eller oklarheter har uppstått samt uppdaterar och förankrar kontinuerligt med kundorganisationen. Det är ett mycket följsamt och interaktivt arbetssätt.
Generellt kan man beskriva metoden för ett processinriktat arbetssätt i följande steg:
- Nulägesanalys av uppdraget (situationsanalys), kundorganisation och förutsättningar
- Reflektioner kring kundorganisationens uppgifter i stunden och i framtiden
- Framgångsfaktorer
- Visioner
- Åtgärder och förbättringsplan
- Handlingsplan för uppdraget (–> därefter tas uppdragsbeskrivning fram)
Fördelar med ett processinriktat arbetssätt
Fördelarna med att arbeta processinriktat är att arbetet blir väldigt operativt. Saker och ting blir utförda samtidigt som det skapar delaktighet och engagemang. Samtidigt är arbetet hela tiden förankrat i våra kundorganisationer och de tillåts vara involverade i samtliga processer, framsteg som bakslag. Det blir ett demokratiskt arbetssätt där alla inblandade när som helst kan dra i bromsen, yttra sin åsikt eller flagga för eventuella risker. Ett processinriktat arbetssätt skapar tydlighet och tar snabbt arbetsgruppen från idé till handling.
Ett processorienterat arbetssätt ger bland annat följande fördelar:
- Skapar överblick och fokuserar på kunden.
- Identifierar de svaga länkarna i processen.
- Ger en överblick av tidsåtgången och visar var det finns flaskhalsar.
- Hjälper till att förebygga fel.
- Skapar insikter i vilka delar av processen som skapar värde.
- Klargör ansvar och ger stöd i verksamheten.
Processinriktat arbetssätt innebär att arbetets olika flöden noga identifieras, synliggörs och dokumenteras under arbetets gång. På så vis framträder en tydlig bild över hur arbetets olika delar och processer ska hänga samman. Detta ligger sedan till grund för hur hela arbetet ska ledas, fortgå och i slutändan utmynna i den förbättring, utveckling eller produkter/resultat som våra kundorganisationer önskat.
Fler frågor eller funderingar kring vårt processinriktade arbetssätt? Hör av dig så berättar vi mer.
