Categories
Tredje Sektorn

Tredje Sektorns första år – reflektioner och framtidsplaner

Nu var det över ett år sedan som vi drog i gång Tredje Sektorn. Ett företag som under dess allra första år har kommit att bidra med mycket inom civilsamhället och den ideella sektorn. Ett företag som, likt alla nyfödda, först försiktigt kikade ut på omvärlden och sedan sakta men säkert tog allt större och mer bestämda kliv både framåt och uppåt. 

Under denna första tid har vi redan hunnit ändra riktning ett par gånger. Både målen, profileringen och tjänsteutbudet för företaget har förändrats. Vi har ständigt arbetat för att vara lyhörda och anpassningsbara efter vilka behov som finns inom den ideella sektorn och vilken utveckling som våra insatser har lett till hos olika organisationer. Genom utvärderingsarbete och noggrann, kontinuerlig, granskning av oss själva har vi kunnat vara följsamma vår omvärld. Idag är vi ett helt annat företag än vad vi var från början. 

Tredje Sektorn har utvecklats från att inte längre enbart finansiera och förverkliga idéer, utan till att också fungera som ett stöd i olika former av projekt inom civilsamhället. Denna utveckling har gjort att vi det senaste året även har vuxit som team. Vi har utökat till en lite större skara medarbetare nu än vad vi var från början. Inom Tredje Sektorn strävar vi inte efter att bli en stor organisation, vi strävar snarare efter att vara en liten och agil organisation fylld med olika kompetenser och kunskaper som kan vara efterfrågade av våra samarbetspartners. Idag har vi många olika kompetenser som kompletterar varandra för att kunna tillmötesgå alla de olika behov som dyker upp i olika faser av ett projekt inom den ideella sektorn. Vi arbetar ständigt för att kunna bredda denna arsenal av kunskaper och kompetenser. Det är en förutsättning för att vi fortsatt ska kunna växa och vidga vårt utbud. 

En grundprincip i företaget har dock alltid varit bestående: att ständigt arbeta för att vara en helhetslösning för ideella organisationer. Vi går just nu i riktningen mot att kunna erbjuda ett ännu mer övergripande och omfattande stöd i olika projekt. Det bedrivs tusentals projekt inom den ideella sektorn och vi ser att det finns ett stort behov och en efterfrågan av stöd och hjälp med att dels komma i gång, genomföra och slutföra dessa projekt. Det efterfrågas en trygg samarbetspartner som kan stötta upp och genomföra olika punktinsatser inom projekten, och det är det som Tredje Sektorn vill vara. Den trygga, hjälpande handen som både kan guida och stötta upp med arbetsinsatser. Därför arbetar vi hela tiden för att kunna tillhandahålla alla möjliga olika kompetenser som kan tänkas behövas i ett projektarbete. 

Framöver planerar och arbetar vi redan nu för att också kunna bli en bestående samarbetspartner för ideella organisationer. Det vill säga, inte bara finnas där i olika projektarbeten utan även i organisationers ordinarie verksamhet. Vi har sett att allt fler ideella organisationer går i riktningen att de inte vill ägna sin tid åt förvaltning och arbetsledning. Vi ser att de hellre vill låta sina förtroendevalda vara just förtroendevalda och i stället koppla in Tredje Sektorn mer och mer fritt i det operativa. Det har visats stor tacksamhet och uppskattning av att vi inom Tredje Sektorn har förmågan att kunna sätta oss ned tillsammans med en mindre organisation som kanske inte har så mycket personalresurser, fråga vad det är för arbetsuppgifter som de inte kan eller har tid till att genomföra, och därefter sedan utföra dessa åt dem. Vi kan och vill fungera även som en sådan avlastningsfunktion. På så vis kan de få ägna sin tid åt det som de vill göra och låta ideella få vara ideella.  

Vi vill i framtiden kunna tillmötesgå detta ännu mer. Bli en bestående stödfunktion också i den ordinarie verksamheten över lag. Viktigt att tillägga här också är att Tredje Sektorn aldrig är intresserade av att helt ta över någon verksamhet. Det är alltid helt upp till organisationerna själva att välja i vilken utsträckning och omfattning som de vill anlita oss. 

Sammanfattningsvis så har denna första tid för Tredje Sektorn gått bra. Vi har vuxit snabbt och det mesta har gått över förväntan. Vi känner oss väl mottagna inom den ideella sektorn och att efterfrågan på de tjänster som vi erbjuder är hög. Vi har lärt oss mycket under det här året och det har efter hand blivit alltmer tydligt i vilken riktning vi ska gå. Riktningen har som sagt förändrats och kommer troligen att förändras många gånger igen. Det viktiga i det är att alltid kunna vara följsam och flexibel. Vi ser det som en naturlig del i denna resa som vi är på, att kunna forma sig efter alla de olika behov som finns inom de ideella organisationerna. 

Med det sagt vill vi nu önska alla våra kunder och samarbetspartners en riktigt fin sommar! 

Bästa hälsningar, 

Joakim Stålåker och teamet på Tredje Sektorn.  

Categories
Projekt

Vikten av det skriftliga

Hur viktigt är egentligen det skriftliga i ett projekt, när projektet väl har blivit beviljat? När ni väl har fått klartecken för att få dra igång, är det väl egentligen bara att köra på? Nja, riktigt så enkelt är det inte. Det skriftliga under projektets framfart är av större vikt än vad de flesta vet om.

Att en projektansökan och en projektplan behöver skrivas på förhand är de flesta redan medvetna om. Dessa är själva grunden i projektet och projektidén, beskrivningar av vad ni vill utföra. När ert projekt sedan har blivit beviljat är det mycket riktigt grönt ljus för att köra igång. Men det finns en del saker som kan vara bra att ha i åtanke här.

I tidigare artiklar har Tredje Sektorn berättat om vad de första stegen i uppstarten av ett projekt innebär. Om projektets olika faser och att rutiner för både kommunikation, dokumentation, ekonomi och en tidsplan behöver komma på plats snarast möjligt. I den här artikeln tänkte vi djupdyka lite mer i just dessa skriftliga rutiner och hur de ska tas fram.

Kommunikation, dokumentation och spridning. Dessa tre ord är a och o i ett projekt. Sätt er ned i projektägareorganisationen så snart som möjligt efter att ett positivt besked från finansiären har kommit och sätt upp planer för dessa.

Kommunikation

I ett projekt behöver ni inte ha en lika avancerad kommunikationsplan som till exempel företag och hela organisationer behöver. Det viktigaste här är att ni sätter upp rutiner för vem, vad, när och hur. Vem ska kommunicera vad till vem? När/hur ofta ska denne kommunicera detta till den andre? Hur ska kommunikationen gå till? Vad ska kommuniceras internt och vad ska kommuniceras externt?

Sätt er ned tillsammans och kom överens om detta. Det kan exempelvis handla om att projektledaren varje vecka ska kommunicera med en representant från projektägarorganisationen om hur arbetet går.

Gällande intern och extern kommunikation bör ni här komma överens om vad av projektet som ska kommuniceras ut till allmänheten och andra utomstående parter. Den interna kommunikationen gäller vad ni, internt, ska kommunicera med varandra inom projektet. Det vill säga vad som ska kommuniceras projektets arbetsgrupper emellan, med er målgrupp och med era samarbetsorganisationer.

Att ni sätter upp en gemensam plan för all kommunikation i projektet är väldigt viktigt. Kommunikationen är en så pass central del i ett projekt och arbetet med det, att det inte skulle kunna gå att genomföra utan. Ett projekt kan rent krasst inte existera utan kommunikation och strategier för denna.

Dokumentation

De flesta projekt behöver redan i ansökan och projektplanen visa upp en strategi för hur dokumentationen ska gå till under projektets gång. Dokumentation är ett brett begrepp och kan innebära en massa olika saker. Främst är dokumentation ett viktigt redskap i kvalitets-, säkerhets-, uppföljnings- och utvärderingsarbetet.

Dokumentation behöver heller inte enbart ske skriftligen. Dokumentation kan också vara i form av foton, filmer eller klipp, samt poster på internet och i sociala medier. I detta sammanhang och i denna artikel har vi dock medvetet valt att fokusera enbart på dokumentation i skriftlig form, eftersom det i sammanhanget av ideella projekt och organisationer är det som är mest relevant.

Syftet med att föra en noggrann dokumentation under ett projekt är att bidra till att projektet ska hålla en god kvalitet hela vägen och uppnå sitt/sina ändamål. I dokumentationen tydliggörs också den enskildes behov, om denne behöver någon hjälp eller stöd i sitt arbete. Dokumentationen kan också ge den enskilde och övriga projektmedarbetare möjlighet till insyn i varandras arbeten samt bidra till delaktighet i varandras olika processer. Den är också ett underlag vid tillsyn och kontroll om övriga projektmedarbetare behöver ingripa med något, innan det uppstår en situation med misstag som är oåterkalleliga.

En typ av dokumentation kan vara den personliga, det vill säga att man för en slags loggbok dagligen. I denna loggbok skrivs tankar och känslor gällande projektet ned. En annan typ av dokumentation kan vara den officiella, det vill säga att det skrivs en eller flera rapporter om projektets framfart eller resultat. Att ta fram en eller flera rapporter om projektets kunskaper, erfarenheter och resultat kan också vara ett av projektets mål eller aktiviteter.

All form av dokumentation är bra. Bättre för mycket dokumentation än för lite. Detta är inte bara viktigt för och underlättar arbetet med projektet, det är ofta också viktigt för både era samarbetsorganisationer och finansiärer.

Sätt tidigt upp en tydlig plan och rutin för er dokumentation. Skriv ned en liten dokumentationsplan där ni exempelvis bestämmer hur projektledaren, projektets arbetsgrupp, referensgrupp, styrgrupp och eventuella medarbetare ska dokumentera sitt arbete. Det kan vara i form av skriftliga anteckningar, loggböcker, mindre rapporter och utvärderingar.

Dokumentation är liksom kommunikation en vital del för projektet. Det är ett sätt att följa, utveckla och utvärdera projektets verksamhet.

Spridning

Sist men inte minst kommer spridningen av projektet. Här vill finansiärer för projekt nästintill alltid se att det finns en plan för hur ni ska sprida projektets kunskaper och erfarenheter. Detta kan göras på många olika sätt. Ett exempel kan vara att ni ska arbeta för att implementera detta projekts kunskaper i antingen er egen ordinarie verksamhet eller i andra organisationers verksamhet. Ett annat kan vara att tillverka material som kan spridas. Hemsidor, rapporter och eller andra kommunikationskanaler.

För återigen så handlar detta om kommunikation. En god idé kan vara att redan i förarbetet till projektet, eller i projektets kommunikationsplan, också ta fram strategier för spridningen av det när det hela är avslutat. Fundera över olika målgrupper som kan vara intressanta för er att nå med detta projekts resultat och kunskaper. Anteckna och fundera därefter hur ni bäst kan nå dessa. Vem eller vilka av er som arbetar i projektet ska ansvara för spridning och till vilka målgrupper? Och på vilket sätt ska detta gå till, i vilka kanaler?

Lägg upp en tydlig strategi och analysera. Skriv gärna också ned några rader om detta redan i er ansökan och i er projektplan för att tydliggöra för finansiären att ni har tänkt igenom detta. För större finansiärer som exempelvis Allmänna Arvsfonden är detta ofta viktigt.

Känns det krångligt? Skulle ni vilja ha hjälp med de skriftliga och de kommunikativa bitarna inför eller i ert projekt? Hör i så fall mer än gärna av er till oss på Tredje Sektorn. Vi har en utbildad kommunikatör som är specialiserad på just dessa delar och mycket mer. Vi kan erbjuda kommunikativa punktinsatser helt anpassade utefter er budget och ert behov!

Väl mött,

Tredje Sektorn

Categories
Projekt

Projektledaren – allsmäktig eller maktlös?

En vanlig fråga som uppkommer vid uppstart av ett projekt är hur mycket inflytande och ansvar som projektledaren i projektet ska ha. Hur ska man egentligen fördela ansvaret i projektets organisering?

Att driva ett projekt handlar oftast om att lösa ett problem eller skapa en förändring av något slag, i en tillfällig karaktär. En stor del vid själva konstruktionen av ett projekt handlar om att skapa en slags tillfällig organisation inom den egna organisationen. Projektets ändamål och arbetet inom det ska alltså inte störa hur den organisation som vill bedriva projektet – hädanefter kallad projektägarorganisationen – annars fungerar. Det vill säga inte störas i sin ordinarie verksamhet.

Själva grundidén med en projektledare är att denne ska stå utanför projektägarorganisationens ordinarie verksamhet och istället driva och representera arbetet i projektet och den tillfälliga organisationen. En av de främsta styrkor vi gärna ser hos en projektledare är att hen kan gå in i en organisation och stå utanför de hierarkier och ordinarie arbete som sedan tidigare existerar hos projektägarorganisationen.

Detta är någonstans den största fördelen och det huvudsakliga argumentet till att ta in en projektledare i projektet. Alla projekt varierar såklart i oändlighet, men att ta in en projektledare som ska bedriva arbetet inom den tillfälliga organisationen – projektet – är ett fördelaktigt sätt att arbeta på i och med att det hela ska sker i just tillfällig karaktär. Det är också viktigt att tidigt klargöra för både projektledaren och alla projektets anställda att de också anställs tillfälligt, för att förhindra att oklarheter i ett senare skede uppstår.

Hur mycket makt ska en projektledare tilldelas?

En projektledare som kommer in i projektet och den tillfälliga organisationen kan få nästintill oinskränkt makt inom sitt område. Men vad finns det för risker med detta? Vad är egentligen för mycket makt?

Först och främst är det viktigt att hela tiden ha med sig att projektledaren är anställd. En inhyrd person som tillfälligt ska arbeta med erat projekt och i den tillfälliga organisation som det innebär. Så, det som härnäst bör komma på plats är tydliga instruktioner och direktiv från projektägareorganisationen till projektledaren. Det är av yttersta vikt att det är just projektägareorganisationen som ger dessa direktiv och instruktioner. Därtill bör också projektägareorganisationen lägga fram de grundläggande rutinerna för projektets organisering, upprätta kontinuerliga rutiner för kommunikation, dokumentation, ekonomihantering, återkoppling och uppföljning med projektledaren samt sätta agendan för det som ska utföras i projektet och av vem. Kort sagt: projektägareorganisationen ska vara de som bedriver det strategiska arbetet, och projektpersonalen – däribland projektledaren – ska bedriva det operativa. Märk skillnaden här väl.

Med denna struktur kan man sedan ge projektledaren mycket makt och frihet att själv utföra sina arbetsuppgifter. Det vill säga om tydliga direktiv, instruktioner för arbetsuppgifter och tydliga rutiner för kontinuerlig återkoppling till projektägarorganisationen redan finns på plats och efterföljs.

Vikten av tydliga instruktioner och direktiv

Vi på Tredje Sektorn rekommenderar starkt att ni inte anställer en projektledare, om det från projektägareorganisationen finns förväntningar på att denne projektledare sedan själv ska utföra allt arbete, sätta upp alla mål och så vidare. Vi har av egen, mångårig, erfarenhet sett att om projektägaren inte direkt ger tillräckligt tydliga direktiv och instruktioner till en projektledare är det vanligt att projektledaren istället efter en stund glider iväg utanför sitt projektområde. Så småningom tappar projektledaren tråden helt och hela projektet kan i slutändan gå förlorat. Det är därför oerhört viktigt att projektägaren faktiskt på förhand sätter upp projektets struktur och ändamål, och att detta ansvar inte läggs på en nyrekryterad projektledare.

Vid det tillfälle då en projektledare anställs ska det finnas tydliga målsättningar för dennes arbetsinsats, instruktioner och direktiv. Om detta inte finns på plats finns det risk att projektledaren i sin ovetskap istället tar sig an arbeten och uppgifter som denne egentligen inte ska vara involverad i överhuvudtaget. Tillslut kan det hela leda till att projektägaren står där halva tiden in i projektet och ingenting av värde har gjorts. Eller tvärtom upptäcker att en massa saker har gjorts, bara det att de inte har någonting alls med projektet att göra. Det är lätt att det hela går överstyr i en sådan situation, när projektledaren tillåts arbeta utifrån sina egna tolkningar av projektets ändamål och syfte. Helt plötsligt är det projektledaren som äger projektet istället, och den ursprungliga projektägarorganisationen står där med lång näsa.

Tredje Sektorns bästa tips gällande hanteringen av projektledare:

·      Projektägareorganisationen sätter på förhand upp tydliga och gedigna direktiv och instruktioner till projektledaren. Hur projektledaren ska arbeta, med vad och hur ofta denne ska ge återkopplingar och uppdateringar kring sitt arbete till er.

·      Gör en tydlig indelning mellan projektets olika grupper. Projektägareorganisationen/styrelsen arbetar strategiskt med att sätta upp rutiner, policys och ramverk för projektarbetet. Projektledaren och personalen i projektets arbetsgrupp(er) arbetar operativt med att faktiskt utföra det som ska utföras i projektet.

·      Utse en arbetsledare till projektledaren. En person som ska fungera som en slags mentor eller coach till projektledaren. Denne arbetsledare (troligen en representant från projektägarenorganisationen/styrelsen) hjälper och har tät, kontinuerlig, kontakt med projektledaren.

·      Tydliggör redan från start för projektledaren och all anställd personal i projektet att detta är något tillfälligt. Det vill säga, när projektet är slut kommer dessas anställning också att upphöra.

Lycka till med er organisering av projektet och rekrytering av projektledare! Hör gärna av er till oss på Tredje Sektorn om ni önskar ytterligare tips och råd. Vi erbjuder punktinsatser och stödfunktioner till alla sorters projekt, stora som små. För ytterligare information se vår hemsida eller kontakta oss.

Varma hälsningar,

Tredje Sektorn

Categories
Projekt

Artikelserie: projektets olika faser IV

Att arbeta med och driva ett projekt blir alltmer vanligt inom den ideella sektorn. Många finansiärer ställer sig också positiva till att ideella föreningar och organisationer arbetar på detta sätt. De uppskattar att arbetet mot en specifik fråga enbart bedrivs under en viss avgränsad tidsperiod, istället för att det bedrivs inom ordinarie verksamhet och utan begränsad tidsperiod. Finansiären ser ett större värde i detta och tenderar att bidra med mer pengar för att stötta arbete som drivs i sådana former. 

Det är alltså mycket mer fördelaktigt att som en ideell förening eller organisation arbeta i projektform. Att starta upp och genomföra ett projekt är dock omfattande och det finns ont om tydlig information kring hur det hela egentligen ska gå till. Vi på Tredje Sektorn är därför glada att nu kunna presentera en artikelserie om fyra delar som informerar och besvarar många frågor gällande just projekt och arbetets olika faser! 

Välkommen till den sista delen, 4 – Avslutningsfasen.  

Det sista steget i arbetet med ett projekt är att avsluta det. Det är nu ett eller flera resultat ska kunna ses, en förändring ska ha åstadkommits eller ett nytt arbetssätt har hittats. Vad än det är just ert projekt har resulterat i ska detta nu levereras till de som från början efterfrågade det. 

Nu när ni har nått projektets avslutningsfas är det mesta av det operativa arbetet avklarat. Avslutningsfasen handlar främst om att utvärdera, dokumentera och ge projektet ett formellt avslut. Resultaten överlämnas, era prestationer följs upp, ekonomin och budgeten sammanställs, utvärderingar genomförs och projektorganisationens olika grupper avslutas administrativt. 

Den avslutande fasen kan liksom de andra faserna med fördel utföras i steg. Börja med att utvärdera. 

Utvärderingsprocessen: 

Sätt er ned tillsammans i projektorganisationen och utvärdera. Följande frågor är exempel på vad som kan utvärderas. 

·      Hur gick allt arbete i förhållande till er projektplan? 

·      Vad har ni lärt er av arbetsprocessen? Finns det något som ni i detta projekt kan ta med er och tillämpa i kommande projekt? 

·      Hur förhöll ni er till tidsplanen? Har det funnits deadlines? Klarade ni att hålla dem? Eller har projektaktiviteten istället utförts i förhållande till andra premisser, som exempelvis budgeten, produktlanseringsdatum eller liknande? Kunde ni genomföra ert projekt vid den tänkta tidpunkten, och på det tänkta sättet? 

·      Budget: Hur har era kostnader och utgifter sett ut i förhållande till er på förhand uträknade och planerade budget? Höll ni er inom de ramar som satts upp? Vad blev den slutliga kostnaden för projektet? Drog någon utgift iväg? Vad berodde det på? 

·      Projektets arbetsgrupp(/er): Hur har samarbetet fungerat? Hur har arbetsgruppen(/erna) upplevt att arbetsvillkoren under detta projekt har varit? Är de nöjda eller missnöjda med hur arbetsprocesserna har gått till? 

·      Kunderna/de som efterfrågat projektet/de som projektet är menat för: Har ni på något sätt kunnat mäta eller få en indikation på hur nöjda de är med erat projekts resultat? Detta kan exempelvis mätas genom att målgruppen får ranka sin upplevelse av projektets resultat på en skala 1-5. Denna rankning kan innefatta både projektets resultat som sådant, men också faktorer som hur kommunikation med projektansvariga och servicen har upplevts. 

·      Hur anser ni själva att kvaliteten på erat projekt blev? Projektets kvalitet kan synliggöras både genom faktiskt kvalitet (huruvida arbetet är professionellt och kan visa på tydliga resultat eller ej) samt genom spridning. Om er målgrupp/de som projektet är tänkt för är nöjda kommer de förmodligen att vara behjälpliga vid och positiva till spridningen av projektet. De kommer att berätta för andra om hur de har upplevt erat projekt, hur bra det är, och som genom ringar på vattnet sprids det. Om de däremot är missnöjda kommer de inte att hjälpa er sprida det, snarare avråda andra från att ta del av det eller inte berätta om det alls. 

Pappersarbete och arkivering av dokument: 

När projektet är slutfört och ska avslutas krävs det ofta att en mängd pappersarbete också utförs. Exempelvis kan det handla om att registrera, få godkännande av projektets intressenter samt underteckna dokument. Allt som ska ha en underskrift skrivs nu under. 

Signeringar fungerar juridiskt bindande och är alltså ett rättsligt bevis på att det arbete som gjorts faktiskt har gjorts, samt att de parter som har varit delaktiga i projektet faktiskt var delaktiga. Signeringarna innebär även rättsliga bevis på att olika samarbeten som existerat inom projektet också upphör i samband med att projektet har slutförts. Alla olika parter som är involverade ska signera. 

Annat pappersarbete som också behöver utföras nu är att projektgruppen(/erna) ska underteckna att olika resurser och dylikt nu återlämnas. Ni bör även adressera alla utbetalningar som har gjorts, fakturor, provisioner, avgifter, bonusar och utgifter. Alla utbetalningar ska bli gjorda och dokumenteras. 

Arkivera också alla projektets dokument. På detta vis kan ni samla lärdomarna från detta projekt och använda er av dem i kommande projektarbeten. Genom att arkivera kan ni också i efterhand se tillbaka på projektet, dess processer, olika delar, resultaten och eventuella framgångar. Ni kan idag välja att arkivera antingen materiellt eller digitalt. Se till att alla dokument, anteckningar och data samlas ihop och läggs i arkivet. Var noga med att organisera arkivet för att framöver lättare kunna hitta rätt i det. En organiserad arkivering underlättar. Det är alltid synd om några dokument går förlorade på grund av bristande hantering av dem. Oavsett om ni kommer att använda er av dessa dokument i framtiden eller inte, är det alltid roligt om de åtminstone finns bevarade. Man vet aldrig om det kan komma till användning! 

Det kan också vara bra att spara era dokument av juridiska skäl, ifall konflikter i efterhand skulle uppstå, eller om någon part eventuellt skulle anklaga er för att någonting i projektet inte skulle ha gått rätt till. I sådant fall kan era arkiverade och sparade dokument fungera som bevis på hur allting egentligen gick till. 

Slutrapportera: 

Skriv alltid en slutrapport när projektet avslutas. Denna ska finnas tillgänglig att ge till exempelvis finansiärer eller andra av projektets intressenter. 

Slutrapporten ska innehålla en sammanställning av vad som gick bra under projektet, vilka distraktioner som fanns, vad som fungerade och vad som inte fungerade. Redogör för projektets syfte, mål och förväntade resultat. Hur genomförandet i detalj gick till, vad ni gjorde, hur ni gjorde det och när, hur ni hade organiserat projektet, resultaten och måluppfyllelse. Redogör också för vilka effekter ni kunde se av projektet samt vilka kunskaper och erfarenheter som ni tar med er. 

Reflektera över och landa i ert projekt och att det är slutfört. Fundera över de framgångar, lärdomar och misstag som har gjorts under projektet. Det kan vara skönt att få reflektera lite över ett projekt i efterhand. Den kunskap och de lärdomar ett projekt har genererat kan ofta komma till nytta framöver. 

Avveckla resurser: 

Vid ett projekts avslutande är det också viktigt att formellt avsluta alla projektanställningar. Var redan från start tydlig mot att alla som är anställda inom projektet att de bara är tidsbegränsat anställda inom projektets tidsram. På så sätt undviker ni att problem uppstår när ni nu i avslutningsfasen ska avsluta alla anställningar. Om de projektanställda från början är medvetna om sina anställningsvillkor brukar denna process oftast gå smärtfritt till. 

När projektet är avslutat och projektanställningarna är avslutade är det också viktigt att alla anställda får sin fullständiga lön för sitt arbete, om de inte redan har fått det. De före detta projektanställda kan nu signera ett kontrakt att de har arbetat färdigt, och sedan fritt ingå andra anställningsavtal med andra aktörer. 

När de mänskliga resurserna är avvecklade ska också de materiella resurserna avvecklas. Det som eventuellt har lånats in, exempelvis verktyg och fordon, ska återlämnas och hyror av eventuella lokaler ska upphöra. 

Fira! 

Sist men inte minst – nu är det dags att fira! Fira att ert projekt är avslutat och förhoppningsvis blev lyckat. Belöna projektorganisationen och alla involverade. Ge erkännande för väl utfört arbete och hitta på någonting roligt tillsammans! Detta blir ett sätt för er att se att projektet faktiskt rundas av, därtill får ni uppleva samhörighet, bekräftelse och känna en gemensam stolthet. Ni har faktiskt utfört någonting fantastiskt, det kanske gjorde en stor skillnad eller blev till en märkvärd och positiv förändring för många utomstående människor. Det är en häftig känsla. Ni har skapat någonting betydelsefullt, fira det! 

Slutligen, grattis! 

Detta var den avslutande delen av vår artikelserie om projektets olika faser. Vi på Tredje Sektorn önskar er varmt lycka till med era projekt, och glöm inte att ni alltid kan kontakta oss om ni önskar ytterligare råd eller stöd. Vi är bland annat specialiserade på att skriva del- och slutrapporter för projekt och kan gå in med punktinsatser under projektets alla olika faser. Läs mer på vår hemsida eller kontakta oss. Vi finns till för att hjälpa er. 

Önskar er allt gott, 

Tredje Sektorn. 

Categories
Projekt

Artikelserie: projektets olika faser III

Att arbeta med och driva ett projekt blir alltmer vanligt inom den ideella sektorn. Många finansiärer ställer sig också positiva till att ideella föreningar och organisationer arbetar på detta sätt. De uppskattar att arbetet mot en specifik fråga enbart bedrivs under en viss avgränsad tidsperiod, istället för att det bedrivs inom ordinarie verksamhet och utan begränsad tidsperiod. Finansiären ser ett större värde i detta och tenderar att bidra med mer pengar för att stötta arbete som drivs i sådana former. 

Det är alltså mycket mer fördelaktigt att som en ideell förening eller organisation arbeta i projektform. Att starta upp och genomföra ett projekt är dock omfattande och det finns ont om tydlig information kring hur det hela egentligen ska gå till. Vi på Tredje Sektorn är därför glada att nu kunna presentera en artikelserie om fyra delar som informerar och besvarar många frågor gällande just projekt och arbetets olika faser! 

Välkommen till del 3 – Genomförandefasen.  

Genomförandet av projektet är den process som innebär att ni ska gå från beskrivning till aktion. Den projektplan som ni har tagit fram under de två föregående faserna, initieringsfasen och etableringsfasen, ska nu genomföras. Att genomföra projektplanen innebär att organisera era resurser inom projektet, hålla regelbundna möten, kommunicera, producera vad som ska produceras under projektet och leverera resultat. 

Genomförandefasen av projektet är ofta den fas som tar allra längst tid att klara av, då det handlar om att göra färdigt allt det arbete som har definierats i projektplaneringen. Det hela börjar med en officiell uppstart av projektet. 

Starta upp: 

Projektet startas upp genom att detaljplaner tas fram för projektet och en konkret projektkonstruktion presenteras för både projektmedarbetare, samarbetsorganisationer, finansiärer och intressenter. Se över er projektplan och projektets budget för att kunna godkänna dessa. Dubbelkolla igen vilka kostnader som kommer att finnas inom projektet samt hur ni ska gå tillväga under projektets gång för att kontrollera utgifterna. Genom att i förväg på få koll på era utgifter, kan ni kontrollera att de ryms inom er budget och försäkra er om att ni kommer ha råd med allt. 

Det är också under uppstarten som de personer som är involverade i projektarbetet får sina arbetsbeskrivningar och områden över vilka de ansvarar under projektets gång. Rekryteringsprocesser för projektledare och andra eventuella medarbetare har redan dragits igång i god tid i förväg och dessa anställs nu så snart som möjligt. 

Om projektledaren: 

Projektledaren är kanske den mest självklara personen som tidigt måste finnas på plats i ett projekt. Denne har några mycket viktiga uppgifter under projektets genomförandefas, nämligen ansvaret för att driva projektet, uträtta det hen har planerat uträtta enligt projektplanen samt representera arbetet i projektet. 

Att projektledaren kan föra ett gott ledarskap är givetvis viktigt, dock är det inte enbart de formella och de tekniska bitarna som ska fungera väl. Hos en bra projektledare ser vi också gärna en hög social och emotionell kompetens. En socialt kompetent projektledare kan vara avgörande för huruvida en projektgrupp upplever sammanhållning och slutför sitt arbete inom projektet med gott resultat eller inte. Försök därför hitta en projektledare som inte bara besitter rätt teknisk kompetens, utan som också har självinsikt och en god social förmåga. För att kunna leda en projektgrupp är det viktigt att ha en förståelse för sin egen förmåga och funktionssätt. Projektledaren måste kunna vara flexibel och ödmjuk i sitt arbete, likväl som lyhörd och följsam. 

Steg för steg: 

Lägg upp ert arbete i projektet steg för steg och följ projektprocesserna. Genomförandet av ett projekt handlar alltid om att arbeta stegvis, det är omöjligt att göra allt på samma gång. När ni sedan har uppnått och avklarat ett steg, fira det och skapa på så sätt en positiv stämning och känsla av laganda i projektorganisationen! 

Ha genomgående målen i åtanke under projektets genomförande och sträva hela tiden efter att uppnå dem. Projektet kan ibland kännas oklart, diffust och målen kan uppfattas vara långt borta. Särskilt i början av ett projekt. Vid övergången från koncept till faktiskt utförande kan det vara svårt att visualisera ett slutresultat. Detta kan ni motverka genom att redan från start ha tydligt definierade projektmål och arbetsmoment. När tydliga målsättningar finns kommer också arbetet för att uppnå dem kännas mer konkret. Stanna med jämna mellanrum upp och begrunda era målsättningar. Vid de tillfällen teamet eller delar av det känner sig vilse är det skönt att veta att ni har bestämda riktningar att arbeta mot. 

För att projektet sedan kan kunna uppnå målen krävs både en väl genomtänkt projektplan, ordentlig projekthantering samt kompetenta, operativa arbetsgrupper inom projektet. Lägg där till också strategiskt valda tillvägagångssätt samt ett lämpligt och gott ledarskap, så är ni på god väg att ro hem det här. 

Projektgrupperna 

Sätt ihop en projektgrupp utifrån både tekniska-, sociala-, kompetens- och samarbetsmässiga-parametrar. En välfungerande projektgrupp ska bidra till att operativt driva arbetet framåt, utföra sina uppgifter och definiera lämpliga strategier för att kunna utföra det så effektivt och med så gott resultat som möjligt. En projektgrupp ska också kunna göra de anpassningar som krävs och vara flexibla för att optimera arbetet. 

Projektledaren har också fordringar på sig att vara anpassningsbar. I de fall det krävs ska projektledaren utan problem kunna justera sin egen vision och vara flexibel efter projektgruppens önskemål. Detta för att kunna uppnå konsensus i projektets genomförande. 

En välfungerande projektgrupp handlar alltså inte enbart om projektgruppen som sådan och dess sammansättning. Framförallt handlar det om huruvida projektgruppen och projektledaren kan samarbeta. 

Var flexibla 

Alla projekt är unika. Att alla deltagare i projektorganisationen är flexibla och öppna för förändringar och anpassningar är därför en förutsättning för att kunna genomföra projektet. Var flexibla i både era föreställningar kring projektet, era roller och olika arbetsinsatser.  Projektet och era arbetsinsatser ska kunna korrigeras och anpassas utefter oförutsedda händelser, både gällande prioriteringar, arbetssätt, angrepp och lösningar. 

Rapportera: 

Projektet ska också rapporteras och återkopplas regelbundet. Under projektets gång kan också delleveranser vara bra att göra, ibland kan det till och med finnas krav på att delleveranser med jämna mellanrum överlämnas till olika intressenter. 

Alla projektets medarbetare behöver regelbundet rapportera hur deras arbete går. Det är brukligt att projektgrupperna (arbetsgruppen och/eller referensgruppen) främst rapporterar till projektledaren och att projektledaren sedan i sin tur rapporterar till projektägaren/styrgruppen. Denna rapportering och återkoppling görs för att hela tiden säkerställa att projektet genomförs enligt plan, att inga hinder eller problem uppstår samt för att se till att projektet går i rätt riktning mot att uppnå sina mål. Därtill återkopplas det också för att säkerställa kvaliteten på projektet. 

Många projektfinansiärer begär delrapporter. En delrapport brukar bestå av redogörelser för hur projektet går. Det kan handla om vad som hittills har utförts i projektet, om tidsplanen följs, om något har avvikit från ursprunglig plan, huruvida projektet är på god väg att uppnå sitt syfte och mål eller inte, och så vidare. 

Det är viktigt att rapportera om och meddela alla parter om förändringar eller avvikelser sker under projektet. Förändringar kan vara både planerade och ofrivilliga. Om de är planerade sker förändringarna oftast för att gynna projektet på något vis, om de är ofrivilliga kan de innebära att problem eller potentiella risker har uppstått i projektet. I de allra flesta fall behöver förändringar inte innebära någonting negativt, de innebär oftast bara att projektet har fått nya förutsättningar. I nästan alla fall går det att anpassa och justera projektet efter dessa så att projektet fortfarande kan fullföljas. 

Möten: 

För att kontinuerligt följa projektets framsteg bör möten hållas regelbundet. Olika typer av möten hålls i olika syften. Till stor del handlar det om att kontinuerligt hålla alla i projektorganisationen uppdaterade om vad som pågår i projektet. 

Ni kan hålla möten för att diskutera projektet och hur dess olika processer går. Status på projektet, åtgärder, kommande aktiviteter m.m. Möten kan också hållas för att utvärdera genomfört arbete, diskutera strategier för hur kommande arbete ska gå till, i syfte att etablera avtal, dokumentera handlingar, identifiera och hantera eventuella risker och problem.     

Ni kan också hålla möten med fokus på exempelvis arbetsmiljö, hur projektledare och medarbetare trivs i sina olika projektgrupper samt hur kommunikationen mellan projektets olika parter fungerar. Säkerställ att alla i teamet känner sig inkluderade och har samma inblick i projektet, hur det går och kommer fortskrida. Det är även på möten som återkoppling om sådant som tidigare har diskuterats gällande projektet sker. 

Exempel på möten under ett projekt: 

  • Informationsmöten – för att sprida och inhämta information 
  • Arbetsmöte – för att lösa ett problem eller för att arbeta med en uppgift 
  • Beslutsmöte – för att fatta och dokumentera beslut 
  • Förhandlingsmöte – för att nå en uppgörelse 
  • Granskande möte – för att säkerställa kvalitén på projektet 

Kommunikation: 

Vid det här laget vet ni att kommunikation är någonting som är jätteviktigt och som bör ske kontinuerligt. Både internt inom projektorganisationen, dess olika projektgrupper, till samarbetsorganisationer och till utomstående aktörer som finansiär och andra intressenter. 

Det är genom kommunikationen som ni håller alla parter uppdaterade om vad som händer. Kommunikationen är också det grundläggande för att alla parter ska känna sig involverade i projektet och själva få möjlighet till att komma med input såväl som önskemål och återkoppling regelbundet. 

Slutskedet: 

När projektet börjar närma sig sitt slutskede kan det vara bra att kontrollera det. Kanske kan ni låta en testgrupp eller någon liknande konstellation få ta del av det som projektet har skapat/resulterat i/förändrat för att se hur de upplever det? På så sätt kan kvaliteten på projektet mätas och ni får en indikation på hur projektets resultat kommer att mottagas av er målgrupp. 

De kontinuerliga återkopplingarna och utvärderingarna samlas nu ihop och börjar förberedas inför att under nästa fas, den avslutande fasen, sammanställas. Börja knyt ihop lösa trådar i projektet, om sådana finns. Var noggranna med att alla utvärderingar, delrapporter och återkopplingar för projektets genomförande samlas in. Härnäst ska vi börja arbeta samman allting och avsluta projektet. Mer om det i nästa del. 

Lycka till med er genomförandefas! 

Tveka inte att kontakta oss på Tredje Sektorn om ni önskar ytterligare tips och råd, eller vill ha hjälp med att olika delar av genomförandet. Vi erbjuder punktinsatser och stödfunktioner till ideella organisationer under alla faser och steg av ett projekt. Läs mer på vår hemsida eller kontakta oss! 

Varma hälsningar, 

Tredje Sektorn.